DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS

Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea si rezolvarea informatica a unor probleme cu caracter sintetic si analitic, intr-o maniera sistemica, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferentiate in functie de nivele micro, mezo si macroeconomice, avand caracteristici generale si specifice, subordonate cadrului legislativ normativ, dotarii cu tehnica de calcul si cerintelor dezvoltarii economice, imediate si de perspectiva, a unitatii beneficiare.

Obiectivele sistemului informatic trebuie sa asigure utilizarea eficienta si extensiva a sistemelor electronice de calcul si a retelei de calculatoare - teletransmisie, specifice intregului sistem informatic proiectat.

1.1. OBIECTIVE GENERALE

Obiectivele generale ale sistemului informatic vizeaza probleme cu caracter global ale conducerii unitatii comerciale si structurale specifice compartimentelor functionale, in scopul realizarii atributelor conducerii si ale functiilor unitatilor economice. In raport de aceste aspecte obiectivele generale pot fi:

de conducere

functionale

Obiectivele de conducere urmaresc aspecte globale de conducere ale unitatii economice si au in vedere urmatoarele probleme:

rentabilizarea permanenta a activitatii economice;

realizarea globala si structurala a indicatorilor economico financiari (cifra de afaceri, valoarea adaugata, profitul brut si net, capitalul propriu, capacitatea de plata, rata rentabilitatii, eficienta utilizarii fondurilor fixe etc.), calculul si planificarea rezultatelor, planificarea financiara a investitiilor, previziunea activelor circulante si a surselor de finantare etc.;

perfectionarea activitatii de conducere in vederea asigurarii unui optim global la nivelul intregii activitati economice;

fundamentarea deciziilor de conducere tactica, strategica si operativa pe baza informatiilor obtinute ca urmare a prelucrarilor sistemului informatic;

asigurarea unei coordonari a intregului sistem informational decizional;

degrevarea conducerii de procesele decizionale de rutina, formalizarea prin noul sistem a informatiilor sintetice necesare derularii relatiilor informationale cu organismele de stat si cu alte societati comerciale;

furnizarea intr-o forma adecvata, eficienta si facila a informatiilor globale necesare conducerii unitatii economice, sub forma unor indicatori globali, situatii cu caracter sintetic, grafice etc., care trebuie sa contina date relevante, prin intermediul afisarii la videoterminale;

cresterea calitatii procesului decizional prin abordarea sistemica a activitatii unitatii economice si utilizarea modelarii matematice, adoptate sistemelor electronice de calcul.

Obiectivele functionale ale sistemului informatic au in vedere informatizarea activitatilor in conformitate cu anumite functii ale unitatii economice (comerciala, financiar-contabila si de personal), desfasurata la nivelul compartimentelor functionale.

In ceea ce priveste activitatea comerciala, principalele obiective sunt:

fundamentarea necesarului si a comenzilor de aprovizionat;

urmarirea derularii contractelor de aprovizionare;

livrarea catre clientii externi si interni a productiei contractate.

In ceea ce priveste activitatea financiar - contabila, principalele obiective sunt:

inregistrarea cronologica si sistematica a tuturor operatiilor economice;

prelucrarea datelor in concordanta cu principiile si metodele contabilitatii;

sintetizarea intregii activitati financiar contabile prin intermediul instrumentelor de baza ale contabilitatii (balanta si bilantul contabil).

1. OBIECTIVE SPECIFICE

Obiectivele specifice ale sistemului informatic urmaresc rezolvarea problemelor dependente de activitatea de baza ( productie, comert etc.). Acestea au un caracter propriu si dependent de rolul unitatii economice in mecanismul economiei de piata.

Principalele obiective specifice sunt:

Referat: Contabilitatea institutiilor publice test Referat: Contabilitatea veniturilor extraordinare

cresterea vitezei de circulatie a informatiilor, reducerea ciclului informational si a timpului de raspuns ca urmare a realizarii noului sistem informatic;

folosirea in retea a intregii game de echipamente de calcul intr-o varianta arhitecturala, pentru a satisface integral cerintele sistemului informatic proiectat;

utilizarea eficienta a unitatii centrale a sistemului electronic de calcul printr-o alocare dinamica a spatiului de memorie in vederea satisfacerii permanente a tuturor utilizatorilor sistemului informatic;

culegerea, transportarea, prelucrarea si arhivarea datelor din sistem in conditii de perfecta exactitate, acuratete, cu minimizarea situatiilor de eroare;

realizarea unor facilitati de accesare a sistemului conform dorintelor utilizatorilor;

proiectarea structurilor de date care sa acopere datele perioadei curente dar sa permita si extinderea viitoare a acesteia;

folosirea alocarii virtuale a suporturilor externe de memorare in vederea realizarii unei confidentialitati adecvate si a unei utilizari eficiente a acestora;

realizarea celei mai adecvate si operative metode de codificare si introducere a datelor, in scopul minimalizarii timpului de incarcare a colectiilor de date prin intermediul fisierelor sau bazei de date;

adoptarea unor solutii performante de realizare a procedurilor de exploatare a colectiilor de date in vederea obtinerii la videoterminale a tuturor iesirilor in care se concretizeaza obiectivele noului sistem;

asigurarea unei securitati si confidentialitati maxime a colectiilor de date si a utilizatorilor etc.

realizarea unor servicii utile si agreate de client;

informatiile produse ca iesiri ale sistemului informational sa ajute la luarea deciziilor;

veniturile realizate prin implementarea sistemului sa depaseasca cheltuielile initiale cu analiza, proiectarea si construirea sistemului.

1.3. CRITERII MINIMALE PRIVIND PROGRAMELE INFORMATICE UTILIZATE IN DOMENIUL FINANCIAR  CONTABIL

Sistemul de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati patrimoniale trebuie sa asigure conditiile necesare efectuarii controlului legal.

La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele:

a)           In privinta controlului intern:

- cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestora in functie de modificarile intervenite in legislatie;

- cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

- gestionarea pachetelor de produse program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;

solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului.

b)          In privinta controlului extern:

- verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

- verificarea completa sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in contabilitate;

- verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:

(a)        sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

(b)       sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;

(c)        sa precizeze cu claritate sursa, continutul si apartenenta fiecarei date;

(d)       sa asigure listele operatiunilor efectuate in evidenta contabila pe baza de documente justificative care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare;

(e)        sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

(f)         sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile art.25 din Legea contabilitatii  nr. 82/1991;

(g)        sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;

(h)       sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;

(i)         sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile:

data efectuarii inregistrarilor contabile a operatiunii;

jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile;

numarul paginii sau numarul curent al inregistrarii in jurnalul de origine;

numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent).

(j)       Sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;

(k)      Sa asigure listari clare, inteligibile si complexe, care sa contina urmatoarele elemente de  identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:

tipul documentului sau al situatiei;

denumirea unitatii patrimoniale;

perioada la care se refera informatia;

datarea listarilor;

paginarea cronologica;

precizarea programului informatic si a versiunii utilizate.

(l)         Sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;

(m)       Sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut in machetele formularelor aprobate de Ministerul Finantelor, in cazul editarii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul;

(n)         Sa permita in orice moment reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii. Toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acestui cont. Fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii.

(o)         Sa nu permita :

- deschiderea a doua conturi cu acelasi numar;

- modificarea numarului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont;

- suprimarea unui cont in cursul exercitiului curent sau aferent exercitiului precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;

- editarea a doua sau mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;

(p)    Sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual;

(q)         Sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:

- monopost sau multipost;

- monosocietate sau multisocietate;

- retea de calculatoare;

- portabilitatea fisierelor de date;

(r) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

- preluari pe loturi cu control ulterior;

- preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat;

- combinarea celor doua tipuri;

(r)          sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile;

(s)          sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;

(t)          sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contracte de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de catre utilizatori.