Aplicatia lotus notes

APLICATIA LOTUS NOTES

1. Chestiuni preliminarii

Tranzitia din anii '80 de la computerele gigant "mainframes" la microcalculatoarele de tip "personal computeres" a propulsat corporatii de soft ca Microsoft, Oracle, Lotus care au realizat aplicatii de tip "client/server", ca faza intermediara catre aplicatiile distribuite. Redimensionarea departamentelor informatice a fost determinata de:

programe orientate catre operatori ce utilizeaza limbaje vizuale;

medii de programare orientate pe obiecte;

aplicatii si banci de date de tip client/server.

Standardele actuale incurajeaza crearea de arhitecturi de sisteme distribuite de urmatoarele tipuri:

a)     server central;

b)     client central;

c)      peer-to-peer (punct cu punct);

d)     total distribuit peer-to-peer cu colaborare intre calculatoare.

Suportul DSS asista la procesul de lucru al deciziilor.

Scalabilitatea - proprietatea sistemului de a ramane operational in conditii de suprasarcina.

DFECS - interogheaza banci de date solicitand operatii de cautare si actualizare.

Workflow si Groupware asigura:

directionarea automata a documentelor;

conversia formatelor de fisiere;

informeaza utilizatorul cu operatiile efectuate.

Aplicatiile OLTP sunt in doua variante:

terminale clasice;

monitoarele TP realizeaza echilibrarea sarcinii si optimizeaza operatiile de interogare.

Middleware este o clasa de soft care leaga nodurile intr-o retea de computere distribuite.

Sub raport arhitectural Middleware exista sub doua forme:

a)     OLE/COM (Component Object Model) reprezinta arhitectura aferenta aplicatiilor de tip document-centric;

b)     Open Doc/DSOM defineste arhitectura soft si mecanismul de implementare.

Aplicatiile de tip desktop middleware combinata cu infrastructura de documente compuse vor determina fazele de proiectare a pachetelor de programe industriale; de aceea, ele vor reprezenta arhitectura de baza a viitorului.

Factorii care vor influenta decisiv piata pachetelor de programe sunt:

1.     Dezvoltarea de aplicatii orientate spre utilizator;

2.     Producerea de componente soft reutilizabile;

3.     Standardele;

4.     Proiectarea de tip document-centric.

Este utilizat conceptul Object brokers, care asigura un sistem global de mesagerie si servicii de cuplare pentru sistemul distribuit; in acest context, acesti agenti gasesc obiectele, executa operatia de cuplare dinamica si furnizeaza mecanismul de pasare al mesajelor, pentru a lega obiectele la aplicatii.

Ultimii ani au dus la schimbari importante in lumea afacerilor, lume care in prezent este caracterizata printr-o globalizare a pietelor, evolutii rapide tehnologice si o dinamica nemaicunoscuta a cererilor, constrangerilor si a mediului de afaceri.

In aceste noi conditii, clientii asteapta ca toate produsele sa fie mai fiabile, mai ieftine si de o mai buna calitate. In acelasi timp, orice ofertant de produse sau servicii trebuie sa aiba in cat mai scurt timp informatii complete despre: clienti, furnizori, concurenta, evolutiile tehnologice, evolutia pietii, propria structura si propria functionare.

Aparitia INTERNET-ului, a INTRANET-ului si trecerea de la lucrul in retele de tipul client-server la prelucrarea datelor in retea ('network computing') au dus la o circulatie a informatiei greu de imaginat cu putintimp in urma. Dupa aparitia INTERNET-ului, multe companii si-au plasat aici informatiile de publicitate pe WEB, realizind totodata transmisii de date.

Informatiile au devenit, datorita cresterii vitezei de transmitere, a capacitatii de stocare si perfectionarii sistemelor de gestiune, una din valorile de patrimoniu importante, fiind necesare (chiar indispensabile) in diverse momente ale activitatii: optimizarea deciziilor, optimizarea proceselor, simplificarea operatiilor, colaborari, informarea clientilor, marketing, comert electronic si informatic.

Conform unor statistici ale firmelor de specialitate americane, in fiecare moment (0-30)% din volumul documentelor necesare nu este disponibil cu oportunitate (sunt greu de gasit la un moment dat, au disparut, s-au degradat, sunt in alte arhive, sunt la posta, etc.).

Conform acelorasi statistici, costurile generate de un document pierdut se ridica la 30 minute lucru si 25 $ pentru fiecare pagina (in acest pret intra doar costurile reale legate de timpul pierdut, de telefoane date, de faxuri etc., fara a se estima in aceste cifre si costurile indirecte generate de oprirea sau intarzierea unor activitati ale intreprinderii). In acelasi timp, s-a calculat ca activitatile legate de gasirea, completarea sau transmiterea documentelor ocupa: 1-15% din timpul managerilor, 5-15% din timpul specialistilor si 10-20% din timpul secretarelor. Aceste cifre reprezinta cifre medii, existand domenii in care activitatile legate de documentare si transmiterea documentatiilor pot ocupa chiar si 80% din timpul unei persoane.

In raport de organizare, informatiile din cadrul unei institutii se impart in doua mari categorii:

a) informatii structurate - informatiile care sunt organizate in baze de date si sunt stocate pe calculatoarele firmei;

b) informatii nestructurate - in aceasta categorie intra fax-urile, documentele sosite sau transmise pe hartie, documentele electronice (realizate pe calculator cu diverse editoare de text, programe tip spread - sheet, programe de publishing, etc), posta electronica, inregistrarile video, audio sau microfilme etc.

Din pacate, majoritatea a informatiilor (conform unor studii recente aproximativ 80%-90% din informatiile unei intreprinderi) sunt informatii nestructurate si multe din acestea au o mare importanta in activitatea firmelor.

In raport de modul cum au fost generate, in prezent, documentele din cadrul unei institutii se pot clasifica in:

a) documente existente doar pe suport hartie: fax-uri primite, documente intrate in intreprindere, facturi primite, documente scrise la masina de scris (in special documentele vechi din arhiva), documente scrise de mana (caz mai rar intalnit), documente care au pe ele diverse semnaturi, stampile, observatii si rezolutii scrise de mana;

b) documente generate de catre diverse programe utilizate in cadrul firmei: rapoarte, state de plata, facturi catre clienti etc. Daca aceste documente sunt ceva mai vechi, ele nu mai pot fi generate de calculator (lipsesc datele de intrare, programele s-au modificat) si intra in prima categorie

c) documente electronice. In aceasta categorie sunt incluse, in primul rand, documentele care au fost generate pe calculator cu ajutorul unor editoare de texte sau programe tip "spreadsheet". In prezent, in multe cazuri, aceasta categorie nu reprezinta inca documente, deoarece, in sistemul actual de organizare si de circulatie a informatiilor, un text scris la calculator devine document abia cand a fost semnat (eventual si stampilat). Introducand semnatura electronica, acestea vor putea circula intre compartimente ca documente electronice

d) documente realizate pe alti suporti: filme, inregistrari audio, clipuri video etc.

ot in categoria documentelor electronice intra si posta electronica; ea este prin excelenta un document ce se genereaza si se transmite electronic si care capata o raspandire din ce in ce mai mare.

Dupa raspandirea INTERNET-ului si a INTRANET-ului, un numar tot mai mare de documente electronice (realizate in diverse formate) au devenit disponibile unui numar larg de utilizatori.

Documentele, functie de continutul lor, au diverse perioade prestabilite de pastrare, perioade ce variaza de la un an pana la pastrare nelimitata, ceea ce duce la crearea unor arhive mari ce ocupa spatii imense si cer conditii speciale de pastrare. Pastrarea documentelor pe suportii clasici are o serie de dezavantaje, dintre care amintim:

a) degradarea documentelor prin imbatranire;

b) degradarea documentelor prin utilizare;

c) riscul pierderii unor documente;

d) timp lung de acces la document (documentul se poate afla intr-o arhiva dintr-o alta cladire sau chiar alta localitate);

e) imposibilitatea consultarii aceluiasi document de mai multe persoane in acelasi timp;

f) costuri mari generate de: pastrarea, manipularea si copierea documentelor (pentru lucru curent sau copierea pentru a salva documentele imbatranite).

Ideea care se lansase la sfarsitul anilor '80 si inceputul anilor '90 ca utilizarea tehnicii de calcul pentru redactarea unor documente va duce la aparitia 'firmelor fara hartii' s-a dovedit, in acea etapa, a fi eronata, deoarece in realitate folosirea tehnicii de calcul a generat mai multe hartii: fiecare fisier, dupa ce este redactat, este listat, iar apoi intra in circuit sub forma de hartie, iar posibilitatea editarii, modificarii si corectarii usoare direct de creator (fara a se apela la o dactilografa) a generat tendinta de a face tot mai multe documente si implicit o productie mai mare de hartii. Se estimeaza ca in prezent, pe plan mondial, in fiecare zi se genereaza circa 2,7 miliarde de pagini de hartie.

In aceasta situatie, o serie de firme de informatica s-au preocupat sa realizeze diverse programe de "document management".

Initial, firmele s-au orientat pe anumite sectoare ale activitatii de gestiune a documentelor:

a) 'document imaging' - programe de preluare, prelucrare, indexare, stocare si regasire a documentelor care se afla pe suporti cum ar fi: hartie, microfilme, video, fax

b) 'document management' - programe de arhivare a documentelor in structuri arborescente bazate pe diverse criterii de stabilire a drepturilor de acces la acestea, de asigurare a sistemului de modificari si de creare de noi versiuni

c) 'workflow' - programe de generare si urmarire a cailor pe care le parcurge o activitate sau un document

d) 'COLD - Computer Output to Laser Disk' - programe care preiau si depun pe discuri optice sau CD rezultatele (rapoarte, state, facturi etc

Referat: Contabilitatea tertilor Referat: Structurarea elementelor de activ si pasiv dupa criterii financiare

e) 'storage management' - programe care asigura pastrarea si arhivarea documentelor pe diverse medii (discuri sau benzi magnetice, discuri optice, CD) si asigura protectia integritatii documentelor prin diverse sisteme (back-up)

O data cu evolutia problemelor legate de gestiunea documentelor (cresterea volumului de date, diversificarea formatelor, cresterea numarului de utilizatori si diversificarea cerintelor, necesitatea unei maniere de lucru 'colaborative' - groupware) marile case de software sunt preocupate de realizarea unor sisteme integrate de 'document management' care sa asigure:

a) tratarea unitara a documentelor (structurate si nestructurate), indiferent de suportul pe care s-au generat ele (pe hartie, faxuri, documente electronice in diverse formate, documente tip multimedia sau documente generate de programe ca rapoarte);

b) transmiterea electronica a documentelor intre compartimentele unei organizatii, indiferent de locul unde sunt localizate geografic;

c) integrare cu serviciile INTERNET/INTRANET;

d) regasirea oportuna (pornind de la continutul lor sau de la o serie de atribute si proprietati atasate) a oricarui document, indiferent de locul fizic unde este arhivat;

e) siguranta si confidentialitatea accesului la documente, inclusiv sisteme de drepturi de acces pentru utilizatori;

f) accesul simultan (pentru consultare si/sau modificare) a mai multor persoane la acelasi document;

g) pastrarea unui istoric al versiunilor unui document;

h) definirea si urmarirea cailor pe care trebuie sa le parcurga un document,precum si a modificarilor acestuia;

i) pastrarea unui istoric al traseului documentului;

j) scalabilitate de la nivel de birou, la nivel de intreprindere si pana la nivel de corporatie cu filiale;

k) diverse facilitati de lucru 'cooperativ' (lucru in grup a utilizatorilor raspanditi geografic) cum ar fi: agende, calendare de grup, organizarea de discutii pe diverse teme etc.

Conform unor estimari ale 'Gartner Group', acum, pe plan mondial, sunt circa 4 milioane de utilizatori ai unor sisteme integrate de 'document management' si se asteapta ca acest numar sa depaseasca 25 milioane pana in anul 2.000.

In ultima vreme, sistemele de 'document management' elaborate de divessi producatori de software devin tot mai complexe, ofera tot mai multe functii si tind sa se transforme in sisteme de 'knowledge management' (gestiunea cunostintelor - un concept ce defineste captarea, formalizarea si utilizarea experientei colective a unei organizatii).t

Problema documentatiilor electronice este o problema actuala; de aceea, este in atentia Comisiei Nationale de Informatica, comisie care a pregatit un act normativ, ce urmeaza a fi aprobat de guvern, act care defineste urmatoarele notiuni: 1. document electronic; 2. semnatura electronica, 3. acceptarea documentului electronic ca proba in justitie etc.

2. Prezentarea produselor software

A. Lotus Domino Notes

a.Scurt istoric

Produsul Lotus Notes a fost dezvoltat de firma Lotus incepand din 1984 si a fost lansat pe piata in 1991 ca un reprezentant al unei noi categorii de programe denumite groupware ("un sistem informatic ce permite comunicarea, colaborarea si coordonarea intre membrii unei organizatii").

La inceputul anului 1995, existau in lume aproximativ 1 milion de utilizatori de Lotus Notes. Compania Lotus a fost achizttionata in vara anului 1995 de IBM pentru suma 3.5 miliarde de dolari, fiind considerat un produs stategic. Numarul de utilizatori raportat la jumatatea anului 1997 este de aproximativ 13,5 milioane in intreaga lume, in ianuarie 1998 Wall Street Journal anunta ca numarul de posturi de lucru Notes instalate in intreaga lume a depasit 20 milioane, iar de curand firma Lotus a anuntat ca in februarie 1998 numarul utilizatorilor inregistrati a depasit cifra de 33,5 milioane.

Notes este utilizat de peste 8.000 de mari organizatii din diferite domenii precum: Administratia Americana, NATO, NASA, CIA, FBI, Cancelaria Federala, Guvernul Irlandei, Guvernul Turciei, Chase Manhattan Bank, Borland, Intel, Coopers & Lybrand, Andersen Consulting, Ernst & Young, General Motors etc.

In Romania, la sfarsitul anului 1996, Coca-Cola, Colgate-Palmolive si Alcatel au decis sa-si construiasca sistemul de gestiune a documentelor bazat pe tehnologia Lotus Notes, iar in 1997 Procter & Gamble si Novartis Pharma au ales aceasta platforma pentru mesagerie, gestiunea documentelor, workflow si acces INTERNET. Din 1998, Ministerul de Finante va utiliza Lotus Notes ca Sistem de Gestiune a Documentelor.

Lotus Notes este un sistem multi-platforma hardware si software, fiind disponibil pe: Windows (NT Server si Workstation, Windows 3.x , Windows 95), OS/2, Macintosh, cele mai raspandite variante de UNIX (IBM AIX, HP-UX, Sun Solaris), Novell Netware si mai nou pe calculatoare mari precum AS/400 sau mainframe-uri IBM si Digital. Sunt suportate protocoalele de retea: IPX, TCP/IP, Apple Talk, X.PC, NetBIOS.

b. Sistem client-server integrat de mesagerie electronica

Prin mesagerie electronica Lotus intelege e-mail atat in interiorul fimei, cat si in afara ei prin INTERNET sau fax modem obisnuit. Prin adaugarea modulului Notes Fax Server, se poate realiza un sistem de mesagerie care sa permita pastrarea si trimiterea tuturor mesajelor utilizand aceeasi casuta postala, indiferent de unde provin acestea, care este suportul folosit etc.

Interfata sistemului de posta electronica Lotus Notes permite realizarea urmatoarelor operatii:

a) semnaturi electronice;

b) criptarea mesajelor (criptarea se realizeaza cu o combinatie de cheie publica si cheie privata folosind 64 biti);

c) crearea de mesaje complexe ce includ orice tip de informatie (unui mesaj i se pot atasa diverse fisiere avand orice format ex.: fisiere text editate, spreadsheet"-uri, fisiere raster scannate, etc);

d) urmarirea mesajelor pana la destinatar si momentul in care acesta le citeste;

e) urmarirea mesajelor dupa expeditor, data, subiect, domeniu de interes, urgenta etc.

Se poate realiza transmiterea unor mesaje la o persoana sau la un intreg grup de persoane folosind un 'address book' de organizatie. De asemenea, utilizatorul poate da (sau nu) drept altor utilizatori sa citeasca mesajele primite (cu exceptia mesajelor criptate). La un mesaj primit se poate raspunde (se poate impune un timp minim de raspuns) sau se poate transmite mai departe (daca nu este criptat).

Serverul Domino respecta standardele SMTP/MIME, POP3, IMAP4, permitand astfel accesul la cutia postala a utilizatorului cu ajutorul unei statii Notes sau a unui browser INTERNET precum Microsoft Internet Explorer sau Netscape Navigator, de la statia sa sau de la o statie remote. Lotus Notes are prevazute instrumentele de interconectare cu MS Exchange, clientii Exchange putand utiliza Notes ca server de mesagerie.

c. Gestiunea documentelor, replicare si workflow

Un document Notes este organizat ca o combinatie de campuri gen baze de date (texte, numerice, campuri cheie, date etc.) si Rich Text. Un camp de tip Rich Text ofera posibilitatea introducerii oricarui tip de informatie: texte formatate, tabele, date din alte tipuri de aplicatii (de exemplu, sisteme de baze de date relationale), formulare, prezentari grafice, imagini, sunete, secvente video etc.). Aceasta structura de campuri permite crearea de documente atat ca formulare standard, cat si complet nestructurate care sunt depozitate in baze de date Notes, cu toate avantajele ce decurg din aceasta structura privind stocarea, gruparea, regasirea, usurinta in actualizare, partajarea si rapida difuzare a informatiei. Aceste baze de date specifice sunt deschise catre orice baza de date compatibila SQL.

Elemente de workflow pot fi folosite pentru a defini traseul de circulatie a documentelor (trasee predefinite si ad-hoc) si drepturile de acces sau modificare a documentelor de utilizatorii din retea. In cadrul documentelor se pot defini sectiuni asupra carora sa aiba acces de citire sau scriere doar persoanele autorizate, semnaturi electronice etc.

Utilizand integrarea cu Microsoft Office, se pot elabora documente Word, Excel sau Power Point care sa fie create si editate utilizand aceste programe, dar sa fie stocate ca documente Lotus Domino, dupa care se pot transmite la diversi colaboratori, se pot da replici, se pot face revizii, se pot genera noi versiuni sau adauga semnaturi electronice (in acest fel se realizeaza un workflow ad-hoc).

d. Agenda electronica de grup

Agenda electronica pleaca de la interfata Lotus Organizer si este extinsa la toti membrii grupului de lucru, permitand transmiterea sau primirea de sarcini, urmarirea indeplinirii acestora, stabilirea intalnirilor, rezervarea salilor sau a altor resurse necesare. Agenda electronica de grup se aplica la persoane sau la diverse resurse (sali de sedinta, proiectoare, panouri etc.).

e. Securitatea informatiei

Notes/Domino ofera utilizatorilor securitate pentru toate tipurile de si documente utilizate de sistem. Acest sistem utilizeaza o schema clasica de criptare tip parola publica/parola privata pentru a realiza functii de autentificare, control al accesului, pastrarea confidentialitatii, semnaturi electronice, criptare si verificarea sursei.

Fiecare utilizator dispune de un fisier de identificare (Notes User ID) care poate fi privit ca o cheie software pentru a intra in sistem si a fi identificat de acesta - drepturile de acces sunt conferite utilizatorului si nu statiei. Pe langa acest fisier, pentru a intra in sistem mai sunt necesare numele si parola utilizatorului.

Utilizarea ID-ului pentru intrarea in sistem reprezinta primul nivel de securitate. Accesul la server-e, baze de date, documente sau la campurile unui document poate fi controlat pe baza listelor de control a accesului (Access Control Lists sau pe scurt ACL) si a drepturilor pe care le primesc utilizatorii de la administrator. Atributele de acces sunt structurate pe sapte nivele:

1 - No Access Nu poate accesa obiectele

2 - Depositor Poate adauga obiecte, dar nu poate vizualiza

obiectele existente

3 - Reader Depositor + Poate vizualiza continutul obiectelor

4 - Author Reader + Poate crea obiecte Notes si modifica

obiectele create de el

5 - Editor Author + Poate modifica obiectele Notes create

de alti utilizatori

6 - Designer Editor + Poate modifica structura bazelor de date

7 - Manager Designer + Poate modifica drepturile de acces.

Aceste drepturi se combina cu utilizarea de grupuri, roluri etc., oferind in final un sistem considerat de Lotus ca fiind impenetrabil cu actualele tehnologii, ceea ce a facut sa fie adoptat de anumite organisme ca: Administratia Americana, NATO, NASA, CIA, Cancelaria Federala, Guvernul Irlandei, Guvernul Turciei etc. Serverul Domino extinde aceste nivele de securitate la utilizatorii ce folosesc pentru acces un browser INTERNET si ofera in paralel metode de securitate specifice INTERNET precum integrarea mecanismelor oferite de standardul SSL 3.0, HTTPS etc.

f. Integrare in INTERNET

In decembrie 1996, a fost lansata pe piata versiunea Lotus Notes/Domino 4.5, care este o combinatie de tehnologii Notes si INTERNET/INTRANET. Incepand cu aceasta versiune, accentul este pus pe tehnologii INTERNET.

Mesageria Domino are posibilitatea de a trimite si primi mesaje INTERNET si dispune de un browser incorporat in statia Notes, care permite navigarea prin documente HTML.

In semestrul 4 al anului 1997, a fost lansata versiunea Domino 4.6, care extinde integrarea tehnologiilor INTERNET, permitand programarea Java direct in interfata Lotus Notes, integreaza in clientul Notes un browser MS Internet Explorer, lucreaza cu frame-uri Netscape etc.

Utilizand Notes/Domino impreuna cu produsul Domino.Doc, se pot construi aplicatii de gestiune a documentelor care sa utilizeze ca interfata utilizator atat statii Lotus Notes, cat si browser-e INTERNET. Structura de securitate Notes care permite controlul accesului de la nivelul sistemului pana la nivel de camp poate fi, de asemenea, translatata in INTRANET.

g. Platforma de dezvoltare pentru aplicatii groupware

INTRANET/INTERNET

Pentru dezvoltarea unor aplicatii personalizate dupa necesitatile fiecarei organizttii, programul pune la dispozitie mai multe posibilitati:

1/ un numar de machete de baze de date livrate odata cu produsul. Prin adaptarea acestora se obtin aplicatii de urmarire a clientilor, a vanzarilor, baze de date de discutii, biblioteci etc.;

2/ o interfata grafica pietenoasa care permite crearea rapida de formulare, liste de documente, campuri de diferite tipuri si actiuni simple care se aleg din liste existente;

3/ un limbaj de functii si comenzi mostenit de la versiunile anterioare (asemanator cu modul de lucru cu functii din Lotus 1-2-3 sau Microsoft Excel);

4/ un limbaj de programare orientat pe obiecte: LotusScript (un superset Visual Basic);

5/ dezvoltare de applet-uri si servlet-uri Java direct in Lotus Domino Notes (incepand cu versiunea 4.6). Pentru dezvoltarea de applet-uri se recomanda utilizarea instrumentelor IBM VisualAge for Java si Borland JBuilder.

In plus, exista posibilitatea de a scrie programe in alte limbaje precum C, C++, Visual Basic, Java, ActiveX etc. si a le integra cu aplicatiile Notes.

Pentru integrarea cu bazele de date relationale, atat limbajul de formule cat si LotusScript sunt deschise catre standardul ODBC si este posibila scrierea de programe intregi SQL care sa fie combinate cu instructiunile Notes.

Exista o serie de module dezvoltate de Lotus sau alti producatori pentru integrarea Notes-ului cu alte produse cum ar fi conectori Notes/PeopleSoft sau Notes/SAP R3.

h. Integrare cu aplicatiile si instrumentele de dezvoltare

Microsoft Office

Limbajul de dezvoltare Lotus Script (integrat in Lotus Domino Notes) este un superset Visual Basic care permite integrarea tuturor modulelor sau controalelor OLE2 sau ActiveX (DocObjects).

Un exemplu este macheta de baze de date "Microsoft Office", in care este utilizat conceptul OLE al obiectelor ActiveX (DocObjects). Acest concept face ca obiectul OLE/ActiveX sa devina activ preluand controlul intregii ferestre document. Aceasta tehnologie permite ca utilizatorii sa lucreze direct cu Word, Excel sau, stocand documentele intr-o baza de date Notes si avand la dispozitie o structura de campuri, facilitati de workflow, replicare si control al versiunilor.

Integrarea Lotus Domino Notes - Microsoft Office este realizata de ambele parti, Microsoft prevazand in Office filtre de transfer a documentelor si introducand (inca de la versiunea Office 95 dar extins in Office 97) suportul pentru tehnologia Notes/FX (Field Exchange) care permite schimbul dinamic de informatie intre campuri Notes si zone definite in obiecte Office.

i. Scalabilitate pentru extinderi ulterioare hardware si software

Prin arhitectura sa, Lotus Domino Notes permite extinderea sistemului la numere mari de servere sau utilizatori (exemple: IBM > 150.000 utilizatori, GM > 120.000 utilizatori, ABB > 80.000 utilizatori etc.).

Lotus Domino Notes este disponibil pe sisteme multiplatforma, are facilitati de clustering, farming, versiuni multi-procesor, iar firma Lotus este angajata sa adopte standardele INTERNET pe masura evolutiei acestora.

j. Distribuirea informatiilor prin replicare

"Replicarea" reprezinta cea mai puternica functie a Lotus Notes, la ora actuala neexistand vreun alt produs care sa ofere aceasta facilitate, esentiala pentru o aplicatie groupware si pentru o autentica baza de date distribuita. "Replicarea" ar putea fi definita ca fiind procesul prin care copii multiple ale bazei de date Notes, in totalitate sau selectiv, sunt diseminate in servere Notes distribuite geografic si sunt sincronizate automat intre ele.

Bazele de documente Notes pot fi distribuite si sincronizate prin intermediul tehnologiei de replicare in interiorul unei organizatii ce dispune de mai multe sedii. Cand sunt efectuate modificari intr-o copie a bazei, Lotus Notes asigura automat actualizarea informatiei "in ecou" (mirror) in toate retelele in care a fost creata o replica a bazei de date. Pe fiecare dintre aceste replici ale aceleiasi baze se lucreaza independent, dar in momentul in care serverele realizeaza replicarea, ele sunt sincronizate automat. La sfarsitul replicarii toate informatiile, adaugirile, stergerile sau modificarile sunt disponibile pe toate serverele, indiferent unde au fost introduse. Sistemul poate avertiza de cate ori se produc modificari si chiar eventual obliga utilizatorii sa citeasca noile versiuni ale documentelor importante. Replicarea poate fi rafinata astfel incat un nod al sistemului sa primeasca doar informatia relevanta pentru nodul respectiv.

Prin facilitatea suplimentara de "replicare selectiva" sunt definite subseturi de documente, care sunt distribuite automat pe "grupe" de utilizatori, subseturile cuprinzand doar informatia necesara sau accesibila activitatii "grupului" respectiv. O aplicatie tipica de acest gen este, de exemplu, pastrarea intr-o institutie oarecare a corpului de legi cu incidenta in sectorul propriu de activitate, provenita prin "replicare selectiva" din baza de date continand toate legile in vigoare. Orice modificare efectuata de autoritatile cu imputerniciri in acest sens in sistemul de legi respectiv va conduce automat la notificarea schimbarii in copia "replicata".

In mod similar, un colectiv de cercetatori dintr-un institut isi poate "replica" pe "server-ul" Notes local, numai pentru consultare, un subset din arhivele nationale cuprinzand documentele delarate publice (integral sau partial) referitoare la un subiect.

k. Unelte interne si externe de gestiune si administrare

Lotus Domino este prevazut cu unelte interne de gestiune si administrare care sunt satisfacatoare pentru clientii de dimensiuni mici sau medii. Acestea includ:

1/ gestiunea centralizata a resurselor cu posibilitatea delegarii controlului administrativ

2/ procesul Administration al Domino care realizeaza automat in background o serie de activitati administrative

3/ inregistrarea evenimentelor (Domino Event Monitor), raportari statistice (Task-urile server Collector or Reporter) si monitorizarea evenimentelor pentru server-e si baze de date.

Lotus Domino dispune de capacitati de inregistrare a evenimentelor legate de conectarile la server-ul Web HTTP, cum ar fi: data si ora, adresa utilizatorului, ID-ul utilizatorului autentificat, cod de stare, lungime continut, tip continut, cerere, browser-ul utilizat, etc.

Locatie unica pentru realizarea majoritatii task-urilor admininistrative prin Administration Control Panel. De aici, pot fi realizate urmatoarele:

1.- gestiunea persoanelor si grupurilor din Public Names & Address Book

2.- realizarea analizei de cluster

3.- accesarea oricarei baze de date sistem

4.- accesarea instrumentelor de gestiune a bazelor de date

5.- accesarea consolei la distanta

l. Notes View

Lotus NotesView R4.1 este un instrument grafic de monitorizare si control al tuturor serverelor Domino ale unei organizatii. Poate fi utilizat impreuna sau fara agentul SNMP. Fara SNMP, furnizeaza o reprezentare grafica a rutarilor de mail, a replicarilor, retelei si bazelor de date de pe serverele Domino. SNMP adauga monitorizare in timp real si capacitatea de a starta servere Domino la distanta.

De la o statie de lucru de administrare centrala, Notes View poate prezenta o diagrama topologica a unui sistem Notes de intreprindere, aratand fiecare server, precum si starea fiecaruia. In caz de eroare, se trimite in timp real un mesaj de alerta catre stttia de administrare, indicandu-se problema aparuta.

Notes View ofera si posibilitatea de a actiona ca urmare a fiecarei probleme raportate. De la statia de lucru se pot realiza: oprirea la distanta si repornirea replicatorilor, recuperarea documentelor din cutia postala pentru router, fortarea livrarilor de posta, oprirea si restartarea ruterului de mail si a intregului server.

m. Alte instrumente

Pentru gestiunea sistemului la nivel enterprise, este disponibil un numar mare de produse elaborate de diverse firme. Acestea implica gestiunea intregului spectru - de la infrastructura de retea la dezvoltarea si exploatarea aplicatiilor. Produse capabile sa gestioneze functionarea Notes/Domino sunt:

1/ BMC Patrol

2/ Candle's Intelliwatch Monitor and Analyzer

3/ Tivoli TME-10

4/ Brainstorm Technologies Server Admin Plus

5/ DYS Analytics

6/ InfoImage - the Essential Tools

7/ QXCOM

n.     Servicii LDAP

Domino Server Release 4.6 suporta Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Serverul LDAP versiunea 4.6 suporta LDAP V2, definit in RFC 1777. LDAP ofera o cale comuna de acces la liste de resurse pentru clienti, aplicatii si servere in medii eterogene si INTERNET. LDAP defineste un mecanism rezonabil pentru clientii INTERNET privind accesarea si administrarea unei baze de date de atribute si valori structurate ierarhic prin intermediul unei conexiuni TCP/IP (port 389).

LDAP directory service este bazat pe modelul client-server si, de asemenea, pe intrari. O intrare este o colectie de atribute care au nume (DN). Unul sau mai multe servere LDAP contin informatiile care creeaza un arbore LDAP. Un client LDAP se conecteaza la un server LDAP si face o cerere. LDAP defineste operatiile pentru interogarea si actualizarea directorului realizand adaugari, modificari de nume si stergeri de intrari.

o.     Mecanism Full Text Index pentru cautare si regasire pe 

servere si statii Domino

Serverul Domino ofera nativ instrumente de indexare Full Text a informatiei continute in bazele de date rezidente, inclusiv a fisierelor atasate.

Operatiile de cautare pe baza indexului pot fi realizate pe o baza de date, pe o colectie de baze de date, pe un intreg site format din baze de date si pagini HTML independente sau pe un ansamblu de servere definit de administratori.

Se pot construi mai multe masti de cautare care sa aiba definite diferite "tinte" pe baza aceluiasi "motor" Full text de indexare.

B. Familia de produse LN:DI (Lotus Notes Document Imaging)

Produsele din familia LN:DI sunt proiectate pentru a implementa intr-un sistem Lotus Notes capabilitati de introducere, prelucrare, accesare si stocare a informatiilor de tip imagine. LN:DI are in compunere urmatoarele componente LN:DI Professional Edition, Mass Storage System (MSS), Image Processing Server (IPS), Workgroup OCR si Lotus Domino FAX Server.

a. LN:DI Professional Edition (LN:DI Pro)

Tehnologia LN:DI permite integrarea documentelor de tip imagine (multipagina in baze de date Lotus Notes. Imaginea poate fi stocata ca obiect imagine integrat in document, o legatura catre un obiect imagine extern (aflat pe suportul de stocare a datelor - HDD, CD-ROM, etc) si distribuite sau replicate ca parte a unui document Notes. LN:DI Professional Edition utilizeaza tehnologia OLE pentru stocarea obiectelor de tip imagine in documentele de tip Notes.

Documentele imagine pot fi create utilizand LN:DI Professional Edition prin scanare, import sau copierea imagini din clipboard. Documentele imagine pot fi vizualizate, manipulate, exportate sau stocate intr-o varietate de formate. Totodata produsul are inclus suport pentru OCR (Optical Character Recognition) local , adnotarea documentului fara modificarea versiunii originale precum si editarea acestuia.

LN:DI Professional Edition recunoaste nativ aproximativ 51 de scannere, existand posibilitatea connectarii la orice scanner care suporta interfata TWAIN sau ISIS.

LN:DI Professional Edition contine unelte ce permit adaugarea stergerea si reorganizarea paginilor. Lucrand diferit fata de sistemele standard de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint, etc) LN:DI Pro nu suporta editarea imaginii in sine. In schimb permite crearea de comentarii, notari direct pe documentul propriu-zis, fara ca toate acestea sa altereze in vreun fel imaginea originala . Acestor adnotarii li se pot asigna drepturi de acces identice cu cele existente in sistemul Lotus Notes, astfel incat autorul unei adnotari sa poata decide cine va avea dreptul sa vada sau sa editeze comentariul respectiv. Lista de acces este alcatuita folosind utilizatorii inregistrati pe serverul Lotus Domino Notes.

LN:DI este singurul produs capabil sa stocheze documentele de tip imagine pe unul sau mai multe server de tip MSS (Mass Storage System) ca o solutie alternativa la stocarea imaginilor Astfel, cand se utilizeaza LN:DI Pro documentul imagine poate fi integrat in documentul Notes sau in cazul in care volumul stocat depaseste dimensiunea unei baze de date Notes, imaginea poate fi stocata pe MSS, pastrand in baza de documente Notes doar un pointer la aceea imagine. In momentul in care utilizatorul acceseaza imaginea stocata, sistemul trimite un request catre MSS, care va furniza obiectul de tip imagine. Avantajul major al acestei metode este ca permite marirea capacitatii de stocare fara achizitionarea unor echipamente de stocare aditionale (hard disk-uri) utilizand sisteme speciale de stocare dedicate (jukebox-uri).

In concluzie, LN:DI Professional Edition este interfata ce permite unui utilizator de Lotus Notes sa introduca in circuitul intern al hartilor din organizatie, documente de tip imagine, pastrand functionalitatile standard existente in Lotus Notes (replicare, full-text index, workflow, publicare, securitate etc).

b.     LN:DI Mass Storage System (MSS)

MSS este sistemul ce permite stocare pe echipamente externe a documentelor de tip imagine existente in baze de date Lotus Notes, pastrand in documentul Notes doar o legatura catre obiectul imagine. Utilizatorii pot accesa in continuare documentul, dar stocarea imaginii ca pointer va minimiza dimensiunea unei baze de date Lotus Notes, pastrand in acelasi timp posibilitatea de acces rapid si usor la documentul stocat.

MSS utilizeaza o tehnica speciala pentru accesarea rapida a imaginilor, pastrand obiectele cel mai des utilizate in zona cu cea mai rapida viteza de transfer (hard-disk-uri, etc.) migrand automat obiectele mai putin accesate pe dispozitivele de stocare mai lente, cum ar fi discurile optice sau jukebox-uri. Utilizatorul poate defini pe MSS profile de stocare ce contin reguli de migrare a obiectelor catre si dinspre dispozitivele de stocare mai lente in conformitate cu cerintele organizatiei.

Printre capabilitatile MSS enumeram:

- posibilitatea de a stoca un numar nelimitat de documente imagine;

- este simplu de extins; cand se doreste mai mult spatiu de stocare, acesta se adauga, pur si simplu, la cel deja existent;

- permite migrarea in pasi a documentelor la timpuri predefinte de pe dispozitivele de stocare mai rapide catre cele mai lente;

- ruleaza in background; utilizatorul de Lotus Notes nu va interactiona niciodata direct cu sistemul MSS;

- permite utilizatorilor Notes neconectati accesul la obiectele aflate pe MSS, utilizand Notes Mail (daca utilizatorul nu este conectat, in momentul in care doreste sa acceseze un obiect imagine sistemul genereaza un request care va determina MSS sa trimita obiectul imagine cerut via e-mail in momentul in care utilizatorul se conecteaza la sistem).

c.      Image Processing Server (IPS)

IPS este un sistem ce permite administrarea si configurarea intr-un singur punct al procesarii imaginii pentru un grup de lucru. Sistemul primeste cererile de la clientii LN:DI sau via Notes Mail si distribuie cererea celui mai apropiat si disponibil server ce poate prelucra cererea, iar dupa finalizarea acesteia actualizeaza baza de date Notes.

Datorit[ faptului ca IPS poate lucra si cu sisteme de prelucrare a imaginiilor externe, acesta reprezinta o unealta foarte importanta pentru interconectarea cu sistemul LN:DI/Lotus Notes.

Ca functionalitate, IPS executa urmatoarele task-uri:

- receptioneaza cererile utilizatorilor/sistemului;

- preproceseaza cererea, executand operatii comune ca conversia imaginiilor sau audit;

- ruteaza cererea celui mai apropiat sistem care este in stare sa o proceseze; o cerere poate fi prelucrata de mai multe sisteme (conversia formatului, scalarea imaginii, "curatarea" imaginii prin prelucrare, OCR, stocarea datelor in sistem, etc.);

- estimeaza si regleaza incarcarea diverselor sisteme de prelucrare a imaginii disponibile;

- rutarea rezultatelor procesarilor catre destinatia corecta;

- monitorizarea tuturor proceselor asupra obiectelor de tip imagine;

- configurarea optiunilor privind obiectele de tip imagine;

- urmarirea erorilor privind procesarea imaginilor

IPS reprezinta o baza de date continand informatii privind diverse servicii LN:DI, log ce ajuta la urmarirea progresului si stadiului in care se afla diverse job-uri, prezentand si capabilitati de import/export fara necesitatea interactiunii cu utilizatorul sau a existentei unei interfete cu un client LN:DI (LN:DI Professional Edition).

d.     Workgroup OCR

Recunoasterea optica a caracterelor (OCR, Optical Character Recognition) este un proces care permite conversia automata a imaginilor electronice in text ,ce poate fi editat ca un fisier standard. LN:DI Workgroup OCR este un sistem ce permite translatarea informatiei imgine in informatie editabila si indexabila. Workgroup OCR converteste imaginea in text, dupa care returneaza textul utilizatorului prin e-mail sau il adauga intr-un document dintr-o baza de date Notes.

Nucleul OCR permite conversia imaginilor in text editabil in aproximativ 12 limbi.

e. Lotus Domino FAX Server (DFS)

Produsul pune la dispozitia utilizatorilor Notes servicii de FAX direct din interfata Lotus. Documentele create intr-o baza de date Lotus Notes pot fi usor transmise prin fax, in timp ce documentele de tip fax primite pot deveni obiecte Notes intr-o baza de date, permitand prelucrari asupra lui, la fel ca orice obiect de tip imagine stocat pe alta cale.

Lotus FAX Server permite rutarea automata a fax-urilor intrate in functie de linia de intrare sau diverse alte modalitati de identificare a apelului sau a destinatarului (Direct Inward Dialing - DID, Dual Tone Multi Frequency - DTMF). Serviciile de FAX sunt disponibile si altor aplicttii windows, utilizand un Print-To-Fax driver ce lucreaza la fel ca orice driver de imprimanta, singura diferenta fiind faptul ca rezultatul printarii este trimis catre server-ul de fax.

Toate aceste unelte prezentate permit ssi utilizarea documentelor de tip imagine in procesul standard al documentelor dintr-o organizttie.