Analiza sistemului existent si definirea cerintelor noului sistem

Analiza sistemului existent si definirea cerintelor noului sistem

In cadrul acestui capitol este prezentata prima etapa a ciclului de viata al sistemelor informatice, etapa prin care se determina modul in care functioneaza sistemul informational curent si se evalueaza ceea ce ar dori utilizatorii sa realizeze noul system .Astfel, sunt prezentate o serie de aspecte privind:

determinarea cerintelor sistemului;

metodele traditionale utilizate in analiza si determinarea cerintelor sistemulu (interviul si chestionarul);

metode moderne de analiza si determinare a cerintelor sistemului (JAD, prototipizarea);

structurarea cerintelor sistemului - modelarea logica a datelor si prelucrarilor (diagramele fluxurilor de date DFD);

modelarea conceptuala a datelor (diagramele entitate – relatie, DER).

1. Studiul sistemului informational existent

Prin sistem existent se intelege realitatea obiectiva din organizatia pentru care urmeaza a se realiza sistemul informatic solicitat printr-o comanda numita cererea beneficiarului.           

Analiza sistemului existent si definirea cerintelor noului sistem este prima etapa din ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor informatice, etapa prin care se determina modul in care functioneaza sistemul informational curent si se evalueaza ceea ce ar dori utilizatorii sa realizeze noul sistem. Studiul si analiza sistemului existent are ca obiectiv principal stabilirea cerintelor informationale ale conducerii in vederea realizarii unui sistem informatic.

Studiul sistemului existent cuprinde un grup de activitati care urmaresc cunoasterea performantelor tehnico-functionale ale sistemului informational, atat in ansamblul sau, cat si pentru elementele de structura ale acestuia, a cerintelor informationale ale conducerii, cunoasterea lipsurilor si restrictiilor pe care le prezinta sistemul existent fata de aceste cerinte. De modul de realizare a acestor activitati depinde intregul proces de realizare a sistemului informatic  [2].

Studiul sistemului existent consta in  [2]:

definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic;

studiul activitatilor de baza desfasurate in sistem;

studiul sistemului de conducere;

studiul sistemului informational;

identificarea metodelor si mijloacelor tehnice.

Definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic implica :

cunoasterea profilului, obiectivelor agentului economic;

cunoasterea locului in sfera serviciilor si sfera productiei;

cunoasterea relatiilor de cooperare cu alti agenti economici;

cunoasterea specificului activitatii de baza ( productie, servicii);

cunoasterea nivelului tehnic;

cunoasterea principalilor indicatori economici si evolutia lor;

dezvoltarea, modernizarea etc.

Studiul activitatilor desfasurate in sistemul economic, modul de realizare a functiunilor unitatii economice se face prin [2]

1. Pe baza statutului de functionare a societatii se studiaza:

activitatile si sarcinile din cadrul acestor functiuni;

atributiile ce revin compartimentelor;

modul de realizare a activitatilor functionale din cadrul unitatii economice.

2, In cazul activitatii de productie se prezinta:

fluxul de productie, amplasarea locurilor de munca, depozitelor etc.;

tipurile de produse, structura lor, ciclurile de realizare;

modul de organizare a productiei, stocarea productiei, transporturile interne, controlul de calitate;

Eseu: Imobilizarile corporale - definiții, concepte, principii și clasificari privind imobilizarile corporale Eseu: Concluzii si propuneri cu privire la interfata subsistemului cu utilizatorul

resursele existente:

capacitati;

asigurarea tehnica / proiectarea de produse noi;

norme tehnice;

asigurarea cu materiale necesare;

sistemul existent de programare a productiei.

Studiul sistemului de conducere se refera la [2]

identificarea caracteristicilor sistemului de conducere existent;

sistemul de indicatori cantitativi si valorici;

organizarea conducerii;

caracteristicile rezultate din statutul de functionare a societatii, tipuri de decizii, modul de lucru a deciziilor.

Studiul sistemului informational presupune [2]

elaborarea schemei fluxului informational global (cu punerea in evidenta a principalelor activitati si a legaturilor statice si dinamice dintre acestea);

estimarea cantitativa si calitativa a informatiilor de intrare-iesire, modul de culegere si prelucrare;

identificarea principalilor algoritmi, regulilor de calcul si a punctelor si regulilor de control;

cunoasterea principalelor restrictii ale sistemului informational;

situatia rationalizarii fluxurilor si a documentelor din unitatea economica, studii elaborate, stadiul lor de implementare;

sistemul de codificare utilizat, restrictii;

performantele si limitele sistemului informational existent.

Identificarea metodelor si mijloacelor tehnice utilizate pentru prelucrarea datelor in cadrul sistemului informational existent se face evidentiind: mijloacele tehnice existente in dotarea unitatii economice ( modul de utilizare, cheltuielile de exploatare, personalul implicat, performante); existenta unor aplicatii proiectate si/sau implementate  [2].

2. Determinarea cerintelor sistemului

Determinarea cerintelor sistemului este  activitate esentiala in aflarea situatiei existente si a ceea ce se doreste in viitor. Rezultatul activitatii de determinare a cerintelor sistemului se concretizeaza in diferite forme ale informatiilor colectate, cum sunt copii ale interviurilor, insemnari efectuate in timpul observarii si analizei documentelor, interpretari ale raspunsurilor la chestionare, seturi de formulare, rapoarte, descrieri ale posturilor de lucru s.a., precum si rezultate ale prelucrarilor efectuate de calculator, cum ar fi prototipurile [1].

Rezultatele prezentate dupa aceasta activitate pot fi rezumate astfel:

1.     Informatii obtinute in urma conversatiilor cu utilizatorii sau prin observarea activitatilor prestate de acestia: copii sau sinteze ale interviurilor, raspunsurile la chestionare sau interpretari ale acestora, insemnari si rezultate din observarea activitatilor, procese verbale ale sedintelor ce au avut loc in acest scop;

2.     Informatii scrise care exista in unitate: misiunea si strategia afacerii, exemplare ale formularelor, rapoartelor si machetelor de ecrane, manuale ale procedurilor, descrieri ale posturilor de lucru, manuale de instruire, scheme de sisteme si documentatia sistemului existent, rapoartele consultantilor  [1];

3.     Informatii obtinute cu ajutorul calculatorului: rezultate ale sesiunilor JAD, copii ale fisierelor sesiunilor grupului de sprijinire a sistemului, continutul depozitelor si rapoartele existente in CASE, ecrane si rapoarte rezultate din prototipurile sistemului, s.a  [1].

2.1. Metodele traditionale utilizate in analiza si determinarea cerintelor sistemului

Analiza sistemului informational-decizional fiind, in general, axata pe sistemul obiect, metodele utilizate sunt in general comune cu cele ale analizei economice [2]

Metodele utilizate frecvent in analiza sistemului existent sunt:

Interviul;

Chestionarul.

Interviul este o metoda foarte raspandita pentru culegerea informatiilor din sistemul informational. Utilizatorii acestei metode sunt in general analistii care nu sunt familiarizati cu unitatea studiata si cu problemele ei. Prezinta avantajul ca lasa foarte multa libertate creativa analistului in construirea si desfasurarea lui  [2]. In alegerea persoanelor de intervievat trebuie avute in vedere urmatoarele constatari [10]:

persoanele care ocupa pozitii medii in ierarhia structurii organizatorice furnizeaza informatiile cele mai apropiate de realitate;

colectarea de informatii corecte necesita intervievarea atat a personalului de conducere, cat si a celui de executie;

in prealabil trebuie verificata competenta subiectilor intervievati;

lipsa unei atitudini critice poate sa denote retineri in exprimarea ideilor.

Se vor efectua interviuri la nivelul conducerii si interviuri la nivelul posturilor de lucru.

Rezultatul interviului este consemnat in raportul de interviu care trebuie semnat de catre persoanele intervievate.

Chestionarul poate fi utilizat atat de catre analistii incepatori, cat si de catre cei avansati, familiarizati sau nu cu problemele informationale-decizionale ale unitatii. Prin utilizarea lui dispare “filtrul de informatii” care este analistul iar cel care furnizeaza informatii are posibilitatea sa se concentreze mai bine asupra raspunsurilor. Utilizand aceasta metoda, participa un numar mare de “furnizori de informatii”. Limitele chestionarului constau in faptul ca este o metoda de verificare a unor cunostinte prealabile, fapt ce implica cunoasterea prealabila a domeniului.

Aceasta metoda necesita timp relativ indelungat pentru intocmirea chestionarului precum si de culegere si prelucrare a raspunsurilor. Chestionarul nu are o arie larga de utilizare  [2].

2.2. Metode moderne de analiza si determinare a cerintelor sistemului

Ca efect al tendintelor de marire a timpului de analiza a sistemelor existente, in ultimii ani, s-a efectuat trecerea spre analiza mai putin pronuntata a sistemelor ce urmeaza a se realiza. Tehnicile moderne, JAD si prototipizarea, preiau tot mai putine elemente din sistemele existente, ca urmare a analizei efectuate. Altele mai radicale renunta aproape total la analiza sistemului existent, este cazul proceselor controlate prin RAD, care apeleaza la JAD, prototipizare si alte instrumente de tip CASE  [1].

Joint Application Design(JAD)

Spre sfarsitul anilor 1970, specialistii in realizarea de sisteme de la IBM au elaborat un nou proces de culegere a cerintelor informationale ale sistemelor si de revizuire a proiectelor sistemelor, numindu-se JAD  [1].

Ideea principala a lui JAD o constituie punerea laolalta a tuturor fortelor interesate in dezvoltarea sistemelor: utilizatori-cheie, managerii si analistii de sistem implicati in analiza sistemului curent. Din acest punct de vedere JAD este similar interviului la nivel de grup. Totusi in sesiunea JAD se urmareste o anumita secventa de derulare a activitatilor, pe baza unor roluri bine stabilite.

Prototipizarea si determinarea cerintelor sistemelor

Prototipizarea este un proces interactiv prin care analistii si utilizatorii pun in discutie o versiune rudimentara a unui sistem informational, care va fi intr-o continua schimbare, in functie de reactia utilizatorilor. Prototipizarea renunta la ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor sau la cresterea rolului sau  [1].

Pentru culegerea informatiilor despre cerintele utilizatorilor inca se apeleaza la interviuri, dar prin prototipizare, operatiunea va fi mai simpla si va solicita un timp mai scurt. Prototipul este vazut si testat de utilizator, avand posibilitatea sa precizeze ce ar mai dori, dar si sa-si genereze aceasta forma noua, cu ajutorul specialistilor  [1].

Prototipizarea este facilitata de cateva limbaje sau produse program, inclusiv instrumentele de tip CASE.

Prototipizarea este foarte utila in determinarea cerintelor sistemului cand  [1]:

cerintele utilizatorului nu sunt prea clar formulate sau bine intelese;

unul sau mai multi utilizatori sau sustinatori sunt implicati in sistem;

anumite mijloace de lucru (formulare si rapoarte predefinite).

Prototipizarea genereaza si deficiente, cum ar fi:

tendinta de evitare a unui cadru formal de elaborare a documentatiei privind cerintele sistemului, ceea ce va ingreuna in viitor orice control;

fiind conceput de un numar mic de utilizatori va fi probabil respins de viitorii utilizatori;

fiind conceput izolat este putin probabil ca el sa fie integrat in sistemul existent;

nerespectandu-se etapele ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor pot fi omise aspecte esentiale, cum ar fi securitatea, controlul datelor introduse si standardizarea la nivel de sistem.

Pasii prototipizarii sunt [1]

Identificarea  cerintelor principale ale sistemului;

Realizarea prototipului initial;

Proces iterativ de adaptare a sistemului la cerintele utilizatorului;

Folosirea sistemului aprobat de utilizatori.

Dupa determinarea cerintelor sistemului urmeaza structurarea acestora prin utilizarea unor instrumente specifice de modelare logica.