Microsoft Access - instrumente in Access - etapele de creare a unei baze de date

O baza de date reprezinta o modalitate de stocare a unor informatii (date) pe un suport extern, cu posibilitatea regasirii acestora. De obicei o baza de date este memorata intr-unul sau mai multe fisiere. Bazele de date sunt manipulate cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date. Cel mai raspandit model de baze de date este cel relational, in care datele sunt memorate in tabele. Pe langa tabele, o baza de date relationala mai poate contine: indecsi, proceduri stocate, trigger-e, utilizatori si grupuri de utilizatori, tipuri de date, mecanisme de securitate si de gestiune a tranzactiilor etc.

Microsoft Access este un sistem puternic pentru gestiunea bazelor de date relationale (DBMS – DataBase Management System), care functioneaza sub sistemul de operare Windows si care va ofera urmatoarele facilitati:

Va ajuta sa creati baze de date alcatuite din tabele, interogari, formulare, rapoarte, precum si secvente de program pentru prelucrarea acestor baze de date.

Va ofera mecanisme eficiente si usor de folosit pentru stocarea datelor. In Access gasiti facilitati pentru introducerea, modificarea, stergerea, adaugarea, regasirea si utilizarea datelor continute intr-o baza de date.

In Access puteti face interogari referitoare la datele dintr-o baza de date, pentru care primiti raspuns imediat.

In Access puteti crea rapoarte sofisticate, cu informatii din unul sau mai multe tabele, pentru realizarea unor vizualizari de sinteza.

Access va ofera posibilitatea de a converti anumite informatii intr-un format standard pentru Internet. In Access puteti salva tabele, obiecte si rapoarte in format HTML, astfel incat sa poata fi vizualizate cu ajutorul unui browser (program de vizualizare pe Web). De asemenea, puteti crea pagini Web de acces, cu ajutorul carora sa accesati datele dintr-o baza de date in timp real, prin Internet.

In afara de formatul traditional HTML (HyperText Markup Language), Access incorporeaza si noua tehnologie XML (eXtensible Markup Language). Daca in HTML puteti descrie doar cum sa arate informatiile introduse intr-o pagina Web, limbajul XML va permite sa asociati anumite semnificatii acestor informatii. Prin tehnologia XML se poate adauga un plus de inteligenta in bazele de date.

INTRODUCERE IN ACCESS

Notiunea de baza de date se se foloseste pentru a desemna o colectie de date organizate in asa fel incat sa poata fi accesate, regasite si utilizate intr-un mod cat mai simplu. Elementul principal de organizare a datelor intr-o baza de date este tabelul. O baza de date este formata din unul sau mai multe tabele, care alcatuiesc o colectie de tabele cu relatii intre ele, de unde vine si numele de baza de date relationala.

Liniile unui tabel dintr-o baza de date se numesc inregistrari (records), sau articole.

Coloanele unui tabel dintr-o baza de date se numesc campuri (fields), fiecare camp reprezentand aceeasi categorie de date pentru toate inregistrarile.

O inregistrare dintr-un tabel este alcatuita din mai multe campuri, fiecare camp continand o informatie specifica in cadrul inregistrarii.

REMARCA. Exista o deosebire esentiala intre coloanele unei foi de calcul (EXCEL) si campurile unei baze de date. Aceasta deosebire consta tocmai in faptul ca un camp contine acelasi tip de date pentru toate inregistrarile.

O relatie intre doua tabele ale unei baze de date relationale se poate stabili prin existenta unui camp comun in cele doua tabele. In exemplul din figura de mai jos exista o relatie intre tabelul Comenzi si tabelul Clienti pe baza campului comun cod_c (codul clientului). Prin aceasta relatie, unei comenzi din tabelul Comenzi ii corespunde un singur client din tabelul Clienti, si anume clientul de la care s-a primit comanda respectiva.

De asemenea, exista o relatie intre tabelul Comenzi si tabelul Produse pe baza campului comun cod_p (codul produsului). Prin aceasta relatie, unei comenzi din tabelul Comenzi ii corespunde un singur produs din tabelul Produse, si anume produsul farmaceutic pentru care s-a facut comanda.

Instrumente in Access

Toate obiectele (instrumentele) pe care le creati intr-o baza de date sunt inregistrate intr-un singur fisier de tip baza de date, cu extensia „.mdb” (Microsoft DataBase). Cand vreti sa deschideti o baza de date, trebuie sa deschideti fisierul de tip baza de date asociat pentru a aparea pe ecran o fereastra baza de date (Database).

1. Primele obiecte pe care le veti construi in baza de date sunt tabelele. Intr-o baza de date exista unul sau mai multe tabele, fiecare tabel fiind proiectat pentru a contine o anumita categorie de date, legate de un subiect bine definit.

Cu ajutorul unui formular puteti aranja informatiile pe ecran intr-un mod mai avantajos, pentru a le putea gestiona mai usor si mai eficient. Scopul principal al unui formular este sa va ajute sa gestionati mai bine datele de pe ecran.

3. Dupa ce ati creat tabele in baza de date, intre care ati stabilit anumite relatii, si dupa ce ati populat aceste tabele cu date, puteti sa construiti interogari, care va permit sa obtineti anumite informatii de sinteza din baza de date.

Scopul rapoartelor este de a va ajuta sa tipariti informatii dintr-o baza de date. Cu ajutorul unui raport puteti obtine informatii tiparite intr-un format atractiv, eficient si usor de folosit.

Care sunt etapele de creare a unei baze de date?

Determinati obiectivele bazei de date. Trebuie sa va ganditi mai ales la ce intrebari doriti sa obtineti raspunsuri prin interogarea bazei de date pe care vreti sa o creati.

Determinti tabelele de care aveti nevoie pentru a pastra informatii in baza de date. Fiecare tabel trebuie sa aiba un subiect bine definit. De asemenea, fiecare tabel trebuie sa aiba un nume semnificativ, care sa fie legat intim de subiectul  respectiv.

Definiti structura tabelelor, precizand campurile care sunt necesare in fiecare tabel, precum si formatele acestor campuri.

Definiti relatiile intre tabele.

Modificati structura tabelelor, daca este necesar.

Introduceti datele in tabele.

Creati alte obiecte de care aveti nevoie in baza de date: formulare, interogari, rapoarte, pagini Web etc.