Evidenta de biblioteca - etapele procesului de evidenta pentru toate tipurile de documente

Evidenta de biblioteca desemneaza totalitatea operatiunilor de inregistrare a datelor cantitative (numarul de documente) si valorice (pretul tuturor documentelor detinute de biblioteca) - globale (partide, seturi, loturi, ploturi pe proveniente) si individuale (unitate cu unitate, volum cu volum) - referitoare la marimea, componenta si dinamica colectiei. Prin ea sunt avute in vedere urmatoarele aspecte

- pastrarea, identificarea si gestionarea corecta a documentelor;

cunoasterea, in orice moment - global si pe tipuri de documente - a volumului si valorii fondului de publicatii;

urmarirea ritmicitatii intrarilor in biblioteca - pe proveniente - si a iesirilor - pe cauze;

obtinerea de date necesare politicii de completare si dezvoltare a colectiilor si pentru statisticile interne sau cele departamentale si nationale;

facilitatea verificarilor gestionare periodice"[1].

Realizandu-se in conformitate cu reglementarile pe plan national, pentru evidenta de biblioteca se folosesc numai instrumente tipizate, aprobate potrivit legii, iar inscrierea datelor in instrumentele de evidenta trebuie sa fie clara, exacta si corecta din punct de vedere biblioteconomic si financiar.

2. Etapele procesului de evidenta pentru toate tipurile de documente

Orice document reprezinta o "informatie inregistrata care poate fi tratata ca o unitate intr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile si forma ei fizica"[2], dar si "ansamblul unui suport de informatii, a datelor existente pe acel suport si a semnificatiei lor."[3]

In vederea pastrarii lor ca valori materiale ale culturii, a organizarii si circulatiei lor in randurile cititorilor, documentele oricarei biblioteci sunt supuse unei serii de operatii

O mentiune relevanta pentru modalitatea de intrare a documentelor in colectia bibliotecilor scolare apare in 1898 in primul regulament al bibliotecilor (Regulamentul bibliotecilor populare), intocmit de D. Constantinescu, modificat de C. Meissner si aprobat de Spiru Haret si de Consiliul de Ministri. Acesta prevedea in art. 4 ca "Imediat ce o carte intra in biblioteca, trebuie trecuta in catalogul bibliotecii, care face parte din inventarul scolii. Cartea va purta stampila si semnatura directorului scolii. Pe muchia cartii se va lipi o eticheta care va avea numarul de ordine al cartii din catalog si numarul volumelor (in cazul in care cartea are mai multe volume)"[5].

Procesul de evidenta implica anumite etape:

I. etapele preliminare:

a)      primirea documentelor,        

b)      stampilarea documentelor;

II.      inregistrarea documentelor.

2.I. a) Primirea documentelor

Indiferent de tipul lor - carti, periodice, harti, albume, CD-ROM-uri, DVD-ROM - uri etc. -, documentele intrate in biblioteca reprezinta o valoare materiala si culturala. Prin urmare, acestea sunt luate in evidenta, constituindu-se, in urma inregistrarii lor, in unitati de evidenta.

Conform Normelor metodologice - publicate in M.O. al Romaniei, Partea I, Nr. 387/18.VIII.2000 - documentele intrate in biblioteca sunt insotite intotdeauna de acte, astfel:

Art.10 (2) Intrarea in gestiune a colectiilor de documente impune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

a) daca documentele intra cu acte insotitoare de provenienta (facturi, procese - verbale de donatie, acte de transfer etc), se confrunta datele inscrise in acte cu existentul, se verifica / se stabileste pretul pentru fiecare bun, precum si aditionarea corecta a actului; orice nepotrivire intre actele insotitoare si situatia existenta a bunurilor se specifica intr-un proces - verbal.

b) daca documentele intra fara acte insotitoare, se intocmesc acte de intrare, stabilindu-se numarul lor, pretul / exemplar si totalul, starea fizica potrivit hotararii comisiei de evaluare care functioneaza in cadrul bibliotecii;

c) daca documentele provin din cercetari si activitati proprii ale bibliotecilor (cercetari bibliografice si documentare, culegeri tematice, editari, etc), se intocmesc acte de intrare ca si in cazul prevazut la lit. b.)"[6] (Anexa 1 Norme metodologice)

La primirea documentelor in biblioteca, prima etapa o reprezinta confirmarea legalitatii actelor. Dupa verificarea integritatii coletelor, se urmareste, pe baza actului insotitor, concordanta intre act si stocul de documente, in privinta autorului, titlului, numarului de exemplare si a valorii; apoi se constata integritatea fizica si a valorii documentare si stiintifice a documentelor.

Inadvertentele numerice, valorice sau de continut intre act si stocul de documente precum si existenta unor volume deteriorate sau cu defecte tipografice sunt semnalate, in scopul remedierii, prin intocmirea unui proces - verbal in doua exemplare. Primul exemplar se inainteaza institutiei ce a emis actul, impreuna cu volumele ce fac obiectul reclamatiei, cu o adresa prin care se cere inlocuirea exemplarelor defecte, prin trimiterea exemplarelor care lipsesc sau au fost trimise gresit, iar cel de-al doilea exemplar al procesului - verbal ramane in biblioteca, drept act justificativ.

In cazul publicatiilor periodice, in urma realizarii evidentei preliminare - care se efectueaza prin verificarea ritmicitatii intrarilor, numerelor, numarului de exemplare, titlului, valorii -, dupa constatarea inadvertentelor sau a lipsei unor numere, acest fapt este sesizat organelor care le-au difuzat.

Daca documentele ce urmeaza a fi preluate de biblioteca nu sunt insotite de acte, cum este cazul donatiilor, se va completa pe loc, in dublu exemplar un formular "Act de primire nr. " (cod 19 - 1 - 4) (Anexele 2a, 2b, 2c, 2d Act de primire), in care se specifica numele si adresa celui de la care provin cartile, cantitatea si valoarea, dupa care, in rubricatia urmatoare, sunt trecute datele cerute pentru fiecare titlu. Continuarea listei se face pe borderouri.

Borderoul reprezinta "un act contabil destinat a inregistra si a insoti documentele care intra si ies din gestiunea unei biblioteci". Borderoul de insotire a documentelor in circuitul prelucrarii este borderoul "care serveste la evidenta, titlu cu titlu, a exemplarelor de semnal sau de depozit legal primite de la edituri sau intreprinderi tipografice. insoteste documentele in circuitul prelucrarii, iar dupa fmalizarea prelucrarii serveste la comanda pentru fisele tiparite. Are formatul standard national A3 si codul 19-1-5"[7](Anexa 3 Borderou)

2.I. b) Stampilarea documentelor

Tuturor documentelor luate in primire de biblioteca li se aplica o stampila - dreptunghiulara sau ovala - care atesta intrarea lor in proprietatea bibliotecii. In textul stampilei este precizata denumirea exacta a bibliotecii si este prevazut un spatiu destinat completarii numarului de inventar.

Potrivit primului regulament de biblioteca din tara noastra, HCM. Nr. 1542/1951, stampila era aplicata, la carti, brosuri si reviste, pe foaia de titlu, in mijlocul spatiului alb dintre datele de aparitie si titlu; pe ultima pagina imprimata, imediat dupa text. La cartile care au peste 100 de pagini, stampila se aplica si din 100 in 100 de pagini, in coltul din dreapta, deasupra textului, pe o pagina stabilita de fiecare biblioteca. Foile pliante, hartile, schemele, ilustratiile, reproducerile etc. se stampileaza fiecare in parte, pe verso, in mijloc. Sub stampila se inscrie numarul de inventar. Pe ziare stampila se aplica pe prima pagina a fiecarui numar, la mijlocul marginii albe de jos.[8]

In conformitate cu noile uzante, stampila se aplica pe verso-ul paginii de titlu, pe pagina secreta, aleasa de fiecare biblioteca, in mijlocul campului alb de jos si, pornind de la aceasta, din o suta in o suta de pagini. Stampila se mai imprima sub ultimul rand din text, pe filele pliante nepaginate, pe verso-ul ilustratiilor (harti, diagrame, scheme), pentru securizarea acestora=.[9]

Serialele care depasesc 48 de pagini se stampileaza si pe ultima pagina de text. Manuscrisele sub forma de codici se stampileaza la fel ca tipariturile, iar cele volante se stampileaza exemplar cu exemplar. Foile volante se stampileaza unitate cu unitate.

2.II Inregistrarea documentelor

Dupa etapele preliminare - de primire si de stampilare a documentelor -, urmeaza cea mai importanta etapa, cea a inregistrarii documentelor in Registrul de miscare a fondurilor (RMF) si in Registrul inventar (RI).

Registrul inventar este cel mai vechi instrument de lucru intr-o biblioteca. Conform Normelor metodologice[10], "fiecarui document de biblioteca inscris in registrul de evidenta individuala ii revine un numar de identificare unic. Acelasi numar este inscris si pe documentul in cauza, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, in functie de natura suportului pe care este imprimata informatia. Documentele se marcheaza cu stampila bibliotecii in gestiunea careia se afla. Fiecare document de biblioteca, purtator al unui numar de identificare, constituie o unitate de evidenta sau un volum'.

Unitatea de evidenta a fondului bibliotecii este volumul de biblioteca, fiecare exemplar de carte sau de brosura este considerat pentru evidenta ca un volum. In cazul titlurilor care au in componenta mai multe volume - exemplu: Fratii Jderi, Rascoala, Cel mai iubit dintre pamanteni - unitatea de evidenta (volumul de biblioteca) - este reprezentata de fiecare volum din suita.

Pentru publicatiile seriale, volumul de biblioteca se stabileste in functie de periodicitatea si de numarul de pagini al fiecarui titlu (volumul lor): cele care apar in mod frecvent in numere separate cu peste 48 de pagini reprezinta, fiecare, cate o unitate de evidenta; in acelasi mod se procedeaza si in privinta colectiilor anuale ale publicatiilor periodice lunare si trimestriale, a colectiilor semestriale ale periodicelor bilunare si saptamanale, dar si in cazul colectiilor trimestriale ale cotidienelor si ale altor publicatii cu o periodicitate mai mica de o saptamana.

3. Sistemul de evidenta a documentelor

Unitatea de evidenta a colectiilor de publicatii dintr-o biblioteca este volumul de biblioteca.

Toate bibliotecile sunt obligate, conform legislatiei in vigoare, sa intretina doua tipuri de evidenta, evidenta globala si evidenta individuala.

Pentru publicatiile seriale, pe langa cele doua tipuri de evidenta specifice tuturor tipurilor de documente, se intretine si evidenta preliminara sau temporara si evidenta anuala.

Legea bibliotecilor nr. 334/2002, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, Nr. 132/11.11.2005, prevede, la articolul nr. 40 - (3), ca evidenta de biblioteca se poate face atat in sistem traditional, cat si in sistem informatizat(Anexele 4a, 4b Legea bibliotecilor):

a) evidenta globala - prin Registrul de miscare a fondurilor (R.M.F);

b) evidenta individuala - prin Registrul inventar (R.I.), cu numerotare de la 1 la infinit;

c)      evidenta periodicelor, trimestrial sau anual, prin constituirea lor unitati de

inventar;

d)            evidenta analitica - pe fise insotite de imagini foto - pentru

bunurile culturale constituite in gestiuni si care fac parte din patrimoniul            cultural national mobil."

Evidenta primara sau globala. Aspecte generale.

Evidenta globala reprezinta inregistrarea tuturor partidelor (stocuri, loturi, ploturi) de documente intrate sau scoase din colectiile bibliotecii pe baza unui act insotitor - borderou, factura, proces - verbal, decizie de scadere. (Anexa 5)

Evidenta primara sau globala este reprezentata prin Registrul de miscare a fondurilor, tip de registru ce a fost introdus prin Hotararea Consiliului de Ministri 1541 din 1951 si aplicat de baza Instructiunilor pentru pastrarea, securitatea si originea fondurilor bibliotecii din

Prima varianta a R.M.F. -ului tiparita in format A3, avea trei parti:

in Partea I se treceau documentele in ordinea intrarii lor in colectia bibliotecii, oferind date despre volumul si ritmicitatea intrarii cartilor in biblioteca, sursele de unde au fost procurate, din ce domenii de cunostinte - potrivit clasificarii zecimale - fac parte, precum si repartizarea lor dupa limba in care au fost tiparite;

Lucrare: Mijloace de invatamant in predarea limbii si literaturii romane Lucrare: LIMBA ROMANA - test de evaluare finala, clasa a IV

in Partea a II- a erau trecute cartile scoase din colectia bibliotecii;

Partea a III - a a Registrului de miscare a fondurilor, denumita "Recapitulare", oglindea cu exactitate care era volumul si valoarea totala a colectiilor dintr-o biblioteca, repartizarea lor pe domenii de cunostinte si dupa limba[12] .

Dupa 1987, au fost elaborate noi tipizate standard pentru registrele de biblioteca. R.M.F. a fost aprobat in mai multe variante in functie de tipul de biblioteca (cod. 19-1-1/a; cod 19-1-1/b - Anexele 6a, 6b, 6c RMF biblioteci publice, 6d RMF biblioteci universitare, 6e exemplu RMF intrari ).

Deoarece formularele tipizate, destinate activitatii de biblioteca, nu mai corespund cu cele editate anterior anului 1989, Comisia Nationala a Bibliotecilor le-a revazut si actualizat pe cele cu caracter general utilizate in mod frecvent in biblioteci si a aprobat o varianta noua, adaptata cerintelor actuale."

Aceasta noua varianta a fost validata in practica ultimilor ani, dovedindu-si utilitatea.[14] (Anexa 7 R.M.F. CNBI pdf)

Registrul de miscare a fondurilor este un registru unic pentru biblioteca, iar pentru completarea lui trebuie sa se tina cont de unele reguli:

Se completeaza intr-un singur exemplar.

Numarul curent in prima parte a registrului incepe in fiecare an cu numarul 1.

- Inregistrarile in RMF se fac cu cerneala albastra sau neagra, culoarea
rosie fiind folosita pentru corecturi care vor fi certificate cu semnatura
bibliotecii la rubrica Observatii.

Inscrierile unei partide se fac pe un singur rand, fiind obligatorie completarea tuturor rubricilor prevazute in tipizat,

- Nu se admit randuri necompletate,

- Numarul sub care s-a inregistrat partida in R.M.F. se trece si pe actul ei insotitor,

- La sfarsitul anului se trage cate o linie sub inregistrarile respective din partile I si a II-a, iar randul urmator se foloseste pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut. Pe acest rand, peste primele coloane se scrie "Total in anul' aceste totaluri se reporteaza in Partea a IlI-a - "Recapitulari' -, in anul si randurile indicate.

- Publicatiile periodice se inregistreaza in Registrul de miscare a fondurilor dupa caz - anual, semestrial, trimestrial, in functie de periodicitatea constituirii lor in volume de biblioteca,

- Document statistic, dar si document contabil, R.M.F. trebuie sa fie legat, iar paginile lui numerotate si snuruite; pe ultima pagina reprezentantul bibliotecii face urmatoarea certificare: "Acest R.M.F. are pagini, numerotate de la pana la.^" - urmeaza data, semnatura si stampila.

Exista urmatoarele categorii de registre de miscare a fondurilor:

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile publice (are formatul standard national A4 si codul 19-1-1/a);

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile nationale (are formatul standard national A2 si codul 19-1-l/b);

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile universitare (cuprinde doua parti: partea generala - care are in vedere toate tipurile de documente - si partea speciala - pe tipuri de documente - si are formatul standard national A4 si codul 19-l-l/b)

Evidenta individuala. Aspecte generale.

Evidenta individuala reprezinta inscrierea documentelor in registrele inventar

Acest tip de evidenta se realizeaza cu ajutorul Registrului inventar (R.I), care contabilizeaza individual patrimoniul bibliotecii in comparatie cu Registrul de miscare a fondurilor (R.M.F.), care este un analizator statistic al colectiei bibliotecii, al politicii de dezvoltare a colectiilor.

Pentru fiecare unitate de evidenta - volum de biblioteca - sunt consemnate cu atentie: datele bibliografice (autor, titlu, locul de aparitie, editura, anul aparitiei), valoarea materiala (pretul fiecarui exemplar); indicele de clasificare zecimala si cota topografica, raportarea la R.M.F. pentru intrari si iesiri).

Fiecare unitate de evidenta primeste un numar unic de identificare, numit numar de inventar. Numarul de inventar sub care s-a inregistrat unitatea de evidenta se inscrie pe verso-ul paginii de titlu a unitatii respective si pe marginea alba din interiorul paginii de control, unde s-a aplicat si stampila bibliotecii.

In Registrul inventar[16], documentele sunt inscrise in ordinea cronologica a intrarii lor in biblioteca, conform unor reguli stricte ca si in cazul Registrului de miscare a fondurilor bibliotecii. Si acest document de evidenta al bibliotecii trebuie legat, numerotat, snuruit, semnat si stampilat de reprezentantul bibliotecii.

Exista urmatoarele categorii de registre inventar (Anexele 8a, 8b RI

- Registrul inventar /carti, brosuri/note muzicale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2);

Registrul inventar publicatii seriale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/a);

Registrul inventar grup/cursuri/manuale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/b);

Registrul inventar documente arhivistice/manuscrise (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/c);

Registrul inventar grafica / fotografii / harti / atlase / documente audiovizuale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/d).

Registrul inventar constituie elementul fundamental in organizarea bibliotecii, este cel mai important document al bibliotecii.

Inregistrarea unitatilor de evidenta in Registrul inventar se realizeaza dupa anumite reguli:

Autorul se transcrie cu numele despartit prin virgula de prenume, daca documentul are doi sau trei autori se consemneaza numai primul autor cu specificarea (s_.a.).

Titlul se transcrie integral numai pe un singur rand, in forma lui de pe
foaia de titlu. Prescurtarile sunt admise numai pentru titlurile ce nu pot fi
cuprinse integral in rubrica respectiva, dar fara a ingreuna identificarea lucrarii;

Lucrarile anonime sunt mentionate numai cu titlul. Lucrarile anonime, cu autor colectiv sau periodicele sunt mentionate numai cu titlul, rubrica de autor ramanand libera ;

La lucrarile in mai multe volume se mentioneaza, dupa titlu, si
numarul volumului, in forma prescurtata (vol.) si numai cu cifre arabe.

La lucrarile in mai multe exemplare, inregistrate in continuare, autorul si titlul se transcriu numai pentru primul exemplar, repetarea celorlalte elemente bibliografice fiind semnalata prin ghilimele; pentru lucrarile in mai multe volume, dar cu acelasi titlu, se repeta, in rubricile corespunzatoare din registrul inventar, numai numarul fiecarui volum;

Numarul editiei, cu exceptia editiei princeps, se noteaza cu cifre arabe.

Locul de publicare, cu exceptia orasului Bucuresti, care se poate prescurta Buc., se transcrie in intregime; mentionarea locului de aparitie este obligatorie pentru fiecare unitate de evidenta;

Anul de aparitie se trece intotdeauna cu cifre, fara a se folosi ghilimelele atunci cand el se repeta la randurile urmatoare;

Pretul se consemneaza pentru fiecare unitate. In cazul lucrarilor in mai multe volume, daca valoarea in lei a unitatii de evidenta nu este stabilita separat, ea va fi dedusa din valoarea totala a lucrarii si numarul volumelor care o compun. Pentru cartile straine cu valoarea in alta moneda se inregistreaza valoarea in lei la paritatea cursului oficial.

La ultima rubrica a registrului inventar - Observatii se consemneaza:

numarul si data proceselor verbale intocmite pentru scoaterea cartilor din biblioteca (uzate,depasite, pierdute etc.);

- insemnari privind corectarea unor greseli de transcriere, de numerotare, impreuna cu numele persoanei careia ii apartine sau a indreptat eroarea;

note de verificare ale organelor de control financiar;

Greselile de inventariere se corecteaza astfel:

a. In cazul omiterii unuia sau unor numere si cand eroarea se sesizeaza imediat, numerele respective se taie cu o linie rosie orizontala ; numarul corectat se scrie deasupra numarului gresit (in mod asemanator se procedeaza si cu numerele care initial au fost trecute gresit pe carti);

b. Daca eroarea nu se constata imediat si pentru a nu opera prea multe corecturi in registrul inventar si pe carti , se continua inventarierea pana la completarea inventarului;

c. In cazul repetarii unor numere de inventar, toate numerele duble vor primi mentiunea distinctiva bis, atat in registru, cat si pe carti;

d. In oricare din situatiile a si b , la rubrica Observatii, bibliotecarul este obligat sa faca urmatoarea mentiune : Corectat de.( semnatura descifrabila a bibliotecarului);

12. Rubrica Insemnari la verificarea fondurilor se completeaza prin aplicarea unui semn conventional (prin bifare) cu prilejul verificarilor periodice ale fondurilor, la predarea-primirea gestiunii si cand se efectueaza controlul gestionar de catre organele imputernicite in acest sens.

13. Daca nu avem date bibliografice pe pagina de titlu, putem apela la informatii furnizate din alte zone ale publicatiei (coperta, cotor, postfata, prefata, etc) sau din lucrarile de referinta (enciclopedii, dictionare, tratate, etc). Cand nu depistam in nici un fel datele de aparitie (loc, editura, an), se scrie: s.a. - fara an; s.n. -fara editura; s.l. - fara loc. Datele culese din alte parti decat pagina de titlu, vor fi mentionate intre paranteze drepte.[17]

Practica inventarierii a impus utilizarea de registre inventar separate pentru diferitele categorii de documente existente, fiecare Registru inventar avand numerotare independenta de la 1 la infinit, si primind, cu exceptia celor folosite pentru carti un indicativ diferentiat.

Fata de rubricatura standard a Registrului inventar pentru carti (data inventarierii, numarul de inventar, insemnari la verificarea bibliotecii, autor, titlul cartii, loc, editura, an, pret, cota topografica, pozitia in RMF, registrele inventar pentru alte categorii de documente au in plus sau in minus rubrici speciale:

registrul inventar pentru periodice nu are rubrica Autor, avand in plus rubricile: Editor, Subtitlu, An calendaristic, Nr. de fascicule,

registrele inventar pentru grafica, harti, manuscrise, fotografii,
documente audiovizuale si microformate au in plus rubricile: Producatorul, Copistul, Tehnica realizarii, Formatul, Materialul, Legatura.

Totalitatea inregistrarilor din registrele inventar reprezinta patrimoniul bibliotecii. Din aceasta cauza, Registrul inventar este un act contabil, supunandu-se cerintelor documentelor cu regim special, iar eventualele modificari ale datelor inscrise pot fi facute numai cu respectarea regulilor stabilite pentru documentele contabile.

Tipuri de evidenta pentru publicatiile seriale (periodice)

3.3.1 Evidenta preliminara

Evidenta preliminara este evidenta specifica publicatiilor seriale (periodice).

Orice publicatie seriala reprezinta un "document tiparit sau netiparit care apare in numere, fascicule, volume sau parti succesive, legate in general numeric sau cronologic, pe o perioada de timp nelimitata si la intervale determinate sau nedeterminate.

Publicatiile periodice cuprind anuare, reviste, ziare, alte documente cum ar fi serii de referate, de rapoarte ale institutiilor si congreselor, precum si unele colectii de monografii"[18].

Evidenta publicatiilor seriale desemneaza totalitatea operatiilor de consemnare a datelor cantitative si valorice, globale si individuale, referitoare la marimea, dinamica si componenta colectiilor de seriale.

Evidenta publicatiilor seriale serveste la identificarea acestora si la gestionarea lor corecta. Aceasta trebuie sa fie conforma cu reglementarile pe plan national, fiind utilizate numai formularele aprobate potrivit legii, si sa raspunda acelorasi cerinte ca si evidenta celorlalte tipuri de documente, si anume: claritate, exactitate, corectitudine.

Publicatiile seriale achizitionate de biblioteca prin diverse cai (abonament, diversi furnizori, anticariat, depozit legal, schimb, donatii, transfer) se iau in primire individual, pe baza actului insotitor (borderou, lista), urmarindu - se concordanta intre act si stocul de publicatii, in privinta titlului, numerelor, numarului de exemplare si - in unele cazuri - a valorii (anticariat, colectura, transfer).

Pe langa evidentele generale - evidenta globala si evidenta individuala - datorita naturii lor specifice, pentru publicatiile periodice se mai efectueaza doua forme de evidenta: evidenta preliminara si evidenta anuala.

Evidenta preliminara are in vedere evidenta intrarilor curente si reprezinta o forma de evidenta analitica, tinuta numar de numar. Aceasta forma de evidenta trebuie realizata ritmic, pe masura intrarilor. Este o forma de evidenta absolut obligatorie, oferind informatii precise cu privire la intrarea publicatiilor seriale pana in momentul inventarierii.

Evidenta preliminara se realizeaza pe Fise de evidenta preliminara - ziare (cod 19-1-3) (Anexa 9) si Fise de evidenta preliminara - reviste (cod 19-1-3/a)(Anexa 10).

Fisa de evidenta preliminara pentru ziare cuprinde: titlul ziarului, anul, totalul numerelor care apar intr-un an, precum si rubrici pentru consemnarea primirii fiecarui numar in biblioteca. Aceleasi elemente sunt mentionate si pe fisa pentru evidenta preliminara a revistelor, pe aceste fise adaugandu - se, insa, si subtitlul, locul de aparitie si periodicitatea revistei respective[19].

Pe o fisa de evidenta se inregistreaza, numar de numar, toate exemplarele primire dintr-un titlu in cadrul unui abonament. In cazul in care biblioteca are doua sau mai multe abonamente la acelasi periodic, fiecare se inregistreaza pe cate o fisa distincta.

Practic, evidenta preliminara se realizeaza astfel:

- pentru cotidiene: se inregistreaza in dreptul fiecarei zile in care publicatia a aparut o bifa ; in ziua in care publicatia nu apare se trece o liniuta;

cand o publicatie are numerotare dubla, aceasta se va mentiona si in fisa de evidenta preliminara;

- daca publicatia are mai multe serii, se intocmeste cate o fisa pentru fiecare serie ; astfel, partea comuna a titlului este urmata de denumirea seriei respective;

fisele de evidenta se organizeaza pe proveniente (abonamente, schimb, donatii), alfabetic sau geografic, in functie de cerintele activitatii;

odata cu inregistrarea publicatiilor seriale in fisele de evidenta preliminara se face si cotarea si marcarea apartenentei acesteia la colectiile bibliotecii.

Cota se inregistreaza in coltul din stanga sus al fiecarui numar.

Stampila se aplica pe fiecare numar, pe prima pagina, la mijlocul marginii albe de jos, la pagina de control (conventionala pentru fiecare biblioteca) si pe ultima pagina de text.

Consemnarea primirii ziarului sau revistei se face prin bifarea rubricii care corespunde datei de aparitie a fiecarui numar.

Fisele de evidenta preliminara se organizeaza pe proveniente (abonament, schimb, donatii, depozit legal), alfabetic sau geografic, in functie de cerintele activitatii. Odata cu inregistrarea publicatiilor seriale in fisele de evidenta preliminara se procedeaza si la topografierea si marcarea apartenentei acestora la colectiile bibliotecii.

3.3.2. Evidenta anuala

Evidenta anuala reprezinta operatia de consemnare in Fisa de colectii periodice (cod 19-l-17) a elementelor privind cresterea anuala, starea colectiei si schimbarile intervenite in datele de referinta (schimbarile bibliografice) (Anexa 11 Fisa de colectii periodice

Evidenta anuala se efectueaza in momentul inventarierii colectiilor de seriale. In fisa de colectii periodice, in momentul evidentei anuale se completeza urmatoarele rubrici: anul editorial, anul calendaristic, situatia numerelor, starea colectiei (legat / nelegat), numar de volume, numar de inventar, mentiuni.

Pe verso-ul fisei de evidenta anuala se noteaza:

numele si adresa institutiei prin care s-a facut abonamentul;

numarul si data chitantei (sau a adresei prin care forul tutelar al
bibliotecii a comunicat incheierea abonamentului);

scadenta abonamentului (perioada );

pretul unui exemplar din periodicul abonat;

modul in care ziarul sau revista se constituie in volum de biblioteca

3.3.3. Evidenta individuala a publicatiilor seriale

Evidenta individuala a publicatiilor seriale (cu aparitie periodica/neregulata) reprezinta inscrierea volumelor in Registru inventar - publicatii in serie

Inventarierea se face pe volume de biblioteca (sau volume legatoresti, similare volumelor de carte), care pot cuprinde colectia dintr-un an, semestru, trimestru, luna, in functie de dimensiunea fasciculelor care alcatuiesc volumul. Pentru publicatiile seriale, evidenta se face pe volume de biblioteca, indiferent daca sunt legate sau nu.

Numarul de inventar la care se inscrie volumul legatoresc se consemneaza pe fiecare fascicol sau numar component al volumului inregistrat si la pagina de control a primului numar sau fascicol al volumului.

Rubricile registrului inventar sunt: data inregistrarii; numar de inventar; insemnari la verificarea fondurilor; titlul si subtitlul; editorul; locul; editura; anul de aparitie; anul calendaristic; nr. fasc.; pretul; cota topografica; pozitia in RMF ( Partea I. Intrari; Partea a II-a. Iesiri ); mentiuni.

Pentru publicatiile seriale trebuie sa se tina cont si de cateva reguli speciale de inventariere :

La rubrica titlul si subtitlul, cel din urma poate fi omis daca titlul ofera suficiente elemente pentru identificarea publicatiei. Daca este vorba de un titlu generic (ANUAR , ANALE, BULETIN) este obligatoriu sa se
scrie subtitlul;

Anul editorial se inscrie la rubrica anul de aparitie asa
cum apare pe publicatie ( vol. I, an I, tom I, );

Anul calendaristic este anul la care se refera continutul publicatiei . Cand este diferit de anul de continut , anul de aparitie al volumului se noteaza in paranteza;

In rubrica nr. fasc. se inregistreaza numerele si fascicolele care compun volumul, notandu-se primul si ultimul numar din volum, in cazul unui volum complet - sau marcandu-se, prin virgula, intreruperea succesiunii cand sunt numere lipsa;

La pret se trece valoarea volumului de biblioteca.

La inventarierea publicatiilor seriale trebuie respectate urmatoarele termene :

Serialele intrate prin abonamente romanesti se inventariaza in primul trimestru al anului urmator (cand se completeaza colectia);

Serialele intrate prin abonamente straine se inventariaza cel tarziu in trimestrul al II - lea al anului urmator;

Serialele provenite prin schimb, donatie se pot inventaria pe tot parcursul anului urmator, termenul ultim fiind trimestrul al IV-lea;

Serialele intrate prin anticariat, colectura, transfer se inventariaza obligatoriu in cursul lunii in care a fost primit stocul.

3.3.4. Evidenta globala a publicatiilor seriale

Evidenta globala reprezinta inregistrarea partidelor de publicatii seriale, intrate sau scoase din fonduri pe baza unui act insotitor. Se tine in Registrul de miscare a fondurilor (RMF). Parte speciala, care oglindeste volumul si valoarea fondului de publicatii seriale, precum si ritmicitatea intrarilor si iesirilor de seriale.

Ca si Registrul de miscare a fondurilor. Parte generala, Registrul de miscare a fondurilor. Parte speciala este compus din trei parti:

1. Partea I. Intrari: dupa evidenta individuala a colectiilor de seriale, intrate prin formele amintite mai sus (abonament, schimb, donatie) se reconstituie cantitativ si valoric din Registrul inventar stocurile de publicatii pe proveniente,
inventariate intr-o anumita perioada de timp (trimestru, semestru, an). In urma reconstituirii se intocmesc procese-verbale pe baza carora se inregistreaza stocurile in RMF, pentru acestea fiind mentionate urmatoarele date: numar de volume, valoare, nr. titluri si fascicole inventariate, nr. de inventar atribuite si nr. din RMF. Parte generala.

Serialele intrate prin colectura, anticariat, transfer se inscriu in RMF. Parte speciala pe baza actelor insotitoare cu care intra in biblioteca, atribuindu-li-se si lor numere de inventar si numere de RMF. Parte generala.

Partea a II-a. Iesiri: inregistreaza, ca si in cazul celorlalte document, iesirile din colectiile de seriale, in momentul primirii deciziilor de scadere.

Partea a IlI-a. Recapitulare: mentioneaza volumele existente si, respectiv, valoarea acestora, care rezulta din totalizarea cifrelor inregistrate in RMF. Parte speciala: Partea I. Intrari si Partea a II-a. Iesiri.                  

4. Colectiile speciale si materialele audio-vizuale ca unitati de evidenta

Documentele din categoria colectiilor speciale (manuscrise, arhivalii, stampe, harti etc), daca nu sunt constituite initial in volume, se inregistreaza unitate cu unitate (indiferent de dimensiuni si numar de pagini), in inventare specializate.

Materialele audio-vizuale (diapozitive, microfilme, benzi magnetice etc.) se constituie in unitati de evidenta in functie de modalitatile caracteristice de pastrare si difuzare, pentru diapozitive - casetele sau plicurile, pentru microfilme - cutia etc.

Si aceste categorii de documente se consemneaza in registre inventar speciale.