Integrarea si pregatirea profesionala

INTEGRAREA SI PREGATIREA PROFESIONALA

          1.1 Importanta integrarii profesionale.

In cadrul resurselor umane, integrarea profesionala se ocupa cu asigurarea asimilarii unei persoane in mediul  profesional pentru adaptarea ei la cerintele  grupului din care  face parte.

Integrarea profesionala este o faza ulterioara angajarii. Odata  incheiat procesul de recrutare si selectie si luata decizia finala de angajare a  candidatului ales, la data cuvenita, noul  venit va fi introdus in cadrul organizatiei. Din acest moment se poate vorbi despre integrarea noului venit.

Integrarea profesionala reprezinta procesul de  acomodare a noilor angajati cu conditiile specifice ale activitatii intreprinderii, ale  compartimentului si locului de munca. Ea reprezinta un proces social deosebit de important, cu efecte  majore asupra  performantelor in munca a personalului si  asupra satisfactiei acestuia.

1.2             Scopul integrarii profesionale

Un program de integrare bine pus la punct are un impact  imediat si de durata asupra noului angajat si performanta  sa la  locul de munca  este influentata pozitiv.

Pentru a facilita procesul de integrare, este necesara o  corecta cunoastere  de catre firma si noul loc de munca, a  angajatului, pe de alta parte.

Integrarea profesionala are implicatii de ordin  psihologic, sociologic, organizatoric si pedagogic. De aceea, acest proces nu poate avea  un caracter  mecanic, datorita faptului ca angajatii    sunt diferiti din punct de vedere al  personalitatii, al comportamentului si aspiratiilor.

Componentele unui sistem eficient de integrare  profesionala sunt:

-         pregatirea noilor angajati;

-         stabilirea informatiilor de care au nevoie noii angajati;

-         precizarea responsabilitatilor pentru integrare;

-         cunoasterea principiilor ce vor fi avute in vedere la  integrarea profesionala.

Eficienta actiunilor de integrare profesionala necesita o  cunoastere de catre toti salariatii unei organizatii, a scopurilor acesteia si cooperarea lor  pentru realizarea acestui lucru.

Integrarea profesionala presupune  o serie de obiective dintre  care cel mai important este  sprijinirea noilor angajati  in familiarizarea lor  cu noile conditii de munca. Pentru a putea  incepe in bune conditii activitatea  la noul loc de  munca,  trebuie sa li se dea noilor angajati  toate informatiile de care  au nevoie in acest scop.

Corectitudinea informatiilor furnizate, ii ajuta pe noii  angajati  sa-si indeplineasca sarcinile  care le revin, inlaturand  astfel  incordarea si neincrederea.

Facilitarea acomodarii noului angajat  cu grupul de munca este un alt  scop  al integrarii profesionale. Avand in vedere faptul ca nu  intotdeauna  cerintele grupului coincid cu ceea ce  managerul le prezinta noilor  angajati, acestia pot fi orientati  numai de catre grup. In acest fel poate fi evitata aparitia unor  conflicte.

Integrarea profesionala  mai poate urmari si crearea unei  atmosfere de siguranta, de confidentialitate si de apartenenta.. Astfel, noul angajat va capata incredere in capacitatea sa de a  indeplini  activitatile postului.

          1.3 Reguli  privind  facilitarea integrarii profesionale

Daca  se respecta anumite principii in raporturile  noului angajat cu ceilalti, integrarea profesionala se poate realiza mai  usor. Un comportament adecvat are importanta si in cazul in  care munca depinde de alti oameni, dar si la fiecare loc de  munca.

Practica managerului resurselor umane demonstreaza ca  reusita integrarii in activitatea economico-sociala a firmei, a  unui salariat sau angajat,  depinde in mare masura de  procedurile pe care le foloseste unitatea respectiva, pentru  primirea acestuia.

Primirea consta in  familiarizarea candidatului selectat cu  organizatia si activitatile  ce ii vor fi incredintate, cu noii sai  colegi, cu noul sef  si in insusirea  integrarii sale culturale. Calitatea primirii este la fel de importanta pentru noul venit ca si pentru serviciul  pe care il primeste avand  i  incidenta directa  asupra atitudinii cu privire la munca si colegi. In acest sens primirea salariatului trebuie sa se faca in doua etape, corespunzator celor doua nivele, astfel: la  nivel de firma si la nivel  de compartiment de munca.

Responsabilitatea  integrarii noului angajat revine sefului ierarhic si departamentului de resurse umane. Sefului ii revine sarcina informarii salariatului cu privire la conditiile de  munca, natura sarcinilor, prezentarea noilor colegi si urmarirea  procesului de integrare. Departamentul de resurse umane initiaza si coordoneaza programul de integrare si eventual va  pregati managerii in scopul indrumarii  si integrarii noilor  angajati.

Integrarea profesionala se poate realiza in mod practic prin mai multe metode printre care:

        vizita in intreprindere, condusa eventual de seful ierarhic, care ii va prezenta noului angajat activitatea acestuia, structura sa si mai ales compartimentele cu care va colabora;

        oferirea de informatii necesare, pe care le ofera intreprinderea, necesare bunei indepliniri   a sarcinilor.  Un surplus de informatii poate fi daunator, deoarece noul angajat  poate scapa detalii importante sau poate  retine gresit unele date;

        oferirea unei „mape de intampinare” care sa includa: structura organizatorica a intreprinderii, diverse facilitati (economice, sociale, culturale) oferite de firma, programul  zilnic de lucru, lista de telefoane de interior sau ale  partenerilor de afaceri din afara, formalitatile  privind  evaluarea (date,  forme, proceduri), date despre prevenirea  accidentelor, regulamentele intreprinderii, desemnarea unui  mentor, coleg mai experimentat, care sa-l ajute pe noul angajat  in intelegerea  activitatii firmei si a compartimentului, a sarcinilor, sa-l incurajeze in munca sa, in demonstrarea  propriilor calitati si aptitudini, pentru a putea contribui efectiv la succesul grupului din care face  parte si implicit a intregii intreprinderi.

Cunoasterea  noilor angajati cere timp, iar integrarea lor  va depinde  de mai multi factori care au in vedere motivatia,  comportamentul, relatiile  interpersonale,  performanta in  munca.  Integrarea managerilor se face diferit  de cea a unui  executant. Astfel, noilor manageri trebuie sa li se acorde o  perioada de adaptare. In aceasta perioada mai mare de timp, ei  sunt indrumati  de un membru al echipei de manageri.

Contactul cu noul sef se face in functie de importanta  postului, fie la locul de munca, noul angajat fiind insotit si prezentat de reprezentantul compartimentului de resurse  umane,  fie la compartimentul  personal sau la  conducerea intreprinderii.

Intr-o organizatie toate functiile isi au rolul si importanta lor. In cazul unor angajati cu functii superioare, contactul cu  noul sef se poate realiza inainte de incadrare.

Seful direct  ca organizator al activitatii profesionale, are datoria  ca imediat dupa realizarea  contactului, sa faca  instruirea generala a colaboratorilor. Inainte de  sosirea noului  angajat, va avea grija sa-i anunte pe ceilalti  membri ai grupului ca urmeaza sa li se alature un nou coleg si le va prezenta unele  informatii despre acesta. O astfel de initiativa ii incurajeaza pe membrii echipei sa nu-l trateze  ca pe un strain  pe noul venit.

ANALIZA: Functiile si responsabilitatile familiei ANALIZA: PAFA – victime ale marginalizarii si excluderii sociale

Seful direct trebuie sa-si rezerve un anumit timp din  activitatea sa, pentru ca in  prima zi de munca a noului angajat  sa fie impreuna cu acesta. Atitudinea pe care o adopta in  asemenea situatii va cauta sa fie  colegiala, relaxanta, de relatii  profesionale si se  va abtine sa critice sau  sa faca aprecieri defavorabile despre noii colegi ai angajatului.

1.4 Costurile integrarii profesionale

Angajarea unui salariat reprezinta o investitie din partea firmei care  determina cheltuieli ce trebuie calculate si apreciate in raport  de eficienta  noului lucrator.

          In costuri ocazionate de  selectia si incadrarea  unui salariat  se pot include cheltuieli privind:

1.     Salariile si celelalte cheltuieli implicate: C.A.S., somaj etc. Pentru

-         personalul operational ocupat cu respectivele activitati: sefii ierarhici, interviuri, probe profesionale, viitori colegi ai salariatului,  discutiile, indrumarile date in situatia  recrutarii salariatului  prin cooptarea acestuia;

-          personalul din compartimentele de resurse umane antrenate in activitatile de selectie si incadrare, respectiv specialistii  in sectia propriu-zisa (psihologi, sefi de servicii,  psiho-tehnicieni etc.) salariatii   de la serviciile administrativ,  medical, calificare, salarizare, promovare etc.;

2.     Alte cheltuieli pentru:  anunturile privind oferta de incadrare,  onorariile  cabinetelor  de  specializare in recrutarea  fortei de munca, transportul candidatilor, materialele de birou si consumabile folosite pentru testare, examinare, incadrarea unui lucrator se obtine in realitate doar prima parte a costurilor de intrare intr-o unitate a unei noi persoane; partea  a  doua a acestor costuri privesc cheltuielile pentru integrarea  lucratorului  ce apar in cele trei faze astfel:

-         faza de informare;

-         faza de insusire a meseriei;

-         faza de contributie personala in cadrul societatii.

Faza de informare (A) este faza in care noul lucrator se documenteaza asupra  lucrarilor specifice postului pe care il  ocupa, studiaza materialele existente, face cunostinta cu  persoanele colaboratoare pe linia activitatii profesionale.  Aceasta faza poate sa dureze de la cateva zile  pana la una sau mai multe  luni in raport cu specificul  activitatilor. Faza de  informare se caracterizeaza printr-o eficienta scazuta a activitatii  lucratorului.

          Faza de insusire a meseriei (B) este faza in care  noul lucrator incepe sa efectueze lucrarile specifice postului pentru  care este angajat, fara  insa a comite greseli mari.  In aceasta faza, treptat,  se inregistreaza o crestere a eficientei activitatii  lucratorului.

Faza de contributie personala in cadrul societatii (C)  este faza in care salariatul este stapan pe  „meseria” sa, isi  corecteaza eventualele erori profesionale si contribuie din plin la activitatea firmei pana cand ajunge la eficienta normala.

Costurile  noneficientei, in mod normal, trebuie suportate de noua angajat prin diminuarea salariului sau lunar, cu o cota parte  corespunzatoare numarului de zile din fiecare luna, cat  dureaza pana se ajunge la nivelul eficientei normale.

1.5  Continutul si necesitatea pregatirii profesionale

In toate domeniile de activitate, formarea si perfectionarea salariatilor este o necesitate a perioadei actuale. In tarile est-europene, sistemul de formare  profesionala a orientat  catre  proceduri  si mentalitati, care  daca sunt aplicate in conditiile  noi ale economiei  de piata, duc la non-performanta.

Actualmente, datorita schimbarilor rapide prin  care  trece Romania, formarea si perfectionarea profesionala, trebuie sa fie un proces organizat si continuu care sa tina cont atat de schimbarile cauzate de trecerea spre economia de piata cat si de cele  care pot fi anticipate.

Componentele pregatirii  profesionale sunt  formarea si perfectionarea profesionala.

Pregatirea profesionala este un proces de instruire, de-a  lungul caruia, angajatii dobandesc cunostintele teoretice si  practice desfasurarii activitati  lor prezente.  Pregatirea cuprinde totalitatea actiunilor de formare, in  vederea exercitarii profesiei, in mod cat mai eficient.

Dezvoltarea profesionala  este un proces mai complex si are ca obiectiv insusirea cunostintelor  atat in prezent cat si in  perspectiva.

Un program de pregatire profesionala, pentru a da rezultate bune, trebuie sa aiba la baza, o analiza atenta a  necesitatilor organizatiei.

Prin formare se urmareste dezvoltarea unor capacitati noi, iar prin perfectionare  ce  are in vedere imbunatatirea capacitatii existente.

Perfectionarea, poate fi considerata si ca un studiu al formarii profesionale, aceasta constand in acumularea  cunostintelor referitoare la profesia de baza.

Formarea si perfectionarea profesionala se intrepatrund. Deosebirile dintre ele constand in faptul ca prima contine: calificarea si insusirea unei  noi profesii si cea de-a doua  cuprinde:  insusirea de catre salariatii deja calificati intr-un  anumit domeniu, a unor noi cunostiinte.

Responsabilitatile in formarea si perfectionarea profesionala a angajatilor sunt incluse la toate nivelurile ierarhice.

          Selectarea persoanelor care trebuie sa participe la programele  de formare profesionala, se face cu deosebita atentie. Criteriile de selectie,  trebuie sa acorde sanse egale pentru toti angajatii, tinandu-se cont de locul de munca, de  cheltuieli pentru pregatire, de sursele de acoperire, de varsta  participantilor si de motivatia acestora.

          Pregatirea profesionala este inclusa in sistemele  de promovare si apreciere a performantelor, in cadrul  posturilor ocupate si / sau de a-i  specializa pentru posturi de nivel superior.

          Obiectivul oricarei organizatii este realizarea de afaceri profitabile, unde un rol important, il are pregatirea profesionala a salariatilor. In acest scop, managerii creeaza un  climat care sa stimuleze pregatirea profesionala continua, in  concordanta cu obiectivele organizatiei, aloca fonduri, si  urmaresc rezultatele obtinute.

          Pregatirea profesionala, este o investitie in resursele umane ale organizatiei. Efectele acestei pregatiri sunt atat imediate, dar si in perspectiva. Ea conduce la cresterea performantelor salariatilor si la adaptarea  lor la schimbarile sociale,  tehnologice si structurale.

          Obiectivele pregatirii profesionale se compun din:

-         perfectionarea capacitatii de rezolvare a problemelor;

-         executarea unor lucrari specifice;

-         rezolvarea  unor sarcini noi;

-         imbunatatirea capacitatii de comunicare;

-         pregatirea  unor schimbari.

Identificarea cerintelor de pregatire profesionala presupune o analiza care consta in definirea corecta a  obiectivelor si a programului de instruire. Pentru aceasta,  trebuie sa se aiba in vedere faptul  ca cei care se pregatesc,  sunt diferiti ca varsta, studii si experienta.

          De obicei, la stabilirea acestor cerinte, se incepe de la nivelul existent de pregatire, evaluat prin testarea cunostintelor, la inceperea programului de perfectionare.

          Organizatorul, trebuie sa porneasca de la identificarea  nivelului de cunostinte si experienta practica, pe care le  poseda fiecare participant. Astfel,  poate stabili, succesiv, cerintele de pregatire profesionala pe intreaga organizatie,  pe fiecare dintre compartimente, ca si pentru  fiecare salariat  in parte.

          Tematica programului trebuie sa aiba grija sa nu fie emise informatiile strict necesare si sa nu cuprinda pe cele inutile.

          Stabilirea cerintelor de pregatire profesionala, presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

-         precizarea obiectivelor pe intreaga organizatie, pe compartimente structurale si pe fiecare salariat;

-         stabilirea noilor cunostinte care sunt necesare salariatilor,  pentru a-si indeplini in mod eficient  sarcinile;

-         stabilirea metodelor de pregatire a  institutiilor  la care va apela si  inventarierea resurselor disponibile.

In practica, identificarea  nevoilor de pregatire si formare profesionala se poate  suprapune  evaluarii performantei.

Diferentele dintre nivelul de performanta necesar si cel  real, pot indica o nevoie de pregatire si formare profesionala a  subalternilor, trebuie sa se ia in  consideratie si modificarile  din structura postului, care ar implica o pregatire suplimentara, chiar daca la momentul respectiv ocupantul postului are un nivel de performanta corespunzator. Disponibilitatea ca si capacitatea subalternilor de a ajuta la  efectuarea  schimbarilor poate  fi  mult influentata de masura in care au fost pregatiti pentru a face  fata schimbarii.

De multe ori, pregatirea si formarea profesionala, este considerata ca o problema ce trebuie rezolvata de agentii externi.  Insa, din exterior,  numai unele chestiuni pot fi  rezolvate si uneori nici acestea in modul cel mai  adecvat. Formarea unor obiective clare poate ajuta la a verifica, daca  o persoana a beneficiat de pe urma unui curs. Atunci cand pregatirea exterioara este corespunzatoare, managerul trebuie sa-l ajute pe subaltern in aplicarea  invatamintelor relevante. Managerul mai trebuie sa aprecieze competenta propriului compartiment, care asigura pregatirea si formarea profesionala a cadrelor.

Pregatirea poate imbunatati moralul  angajatilor, poate creea  relatii  interpersonale bune, poate  insufla salariatilor  simtul  datoriei, loialitatii fata  de organizatie si genereaza avantaje diverse. Climatul organizational al unei firme care se  angajeaza in pregatiri regulate difera, in sens pozitiv, de cel  dintr-o firma care  nu face  acest lucru. Chiar si numai acest avantaj, justificand costurile pregatirilor.

 1.6 Procesul de pregatire  profesionala

Pregatirea profesionala a personalului dintr-o unitate se face in scopul insusirii cunostintelor, formarea si dezvoltarea  deprinderilor si aptitudinilor necesare pentru mentinerea  competentei profesionale la nivelul  cerintelor postului.

 1.7  Organizarea procesului de perfectionare

          Organizarea procesului de perfectionare incepe prin determinarea nevoilor care consta in identificarea problemelor care fac obiectul perfectionarii si a oamenilor care  trebuie  instruiti.

Figura 2.  Model de organizare  pe etape a procesului de perfectionare

      Profesionala

          Factorii in functie de care se  pot  identifica  nevoile de  pregatire sunt:

-         performantele reduse ale  subordonatilor;

-         lipsa initiativei;

-         decizii proaste sau incompetenta generala;

-         achizitionarea unui echipament nou sau introducerea unor metode de munca  noi;

-         examinarea specificatiilor posturilor angajatilor, pentru identificarea punctelor forte si a celor slabe ale propriului departament.

Mai multe surse de identificare pot fi disponibile din  planul  de resurse umane (daca are unul)  care trebuie sa includa  previziuni pentru creearea si  oferta  diferitelor categorii de  munca. Un astfel  de plan va putea compara competentele  actuale ale angajatilor cu  cele  care  se asteapta  ca va fi nevoie in viitor. Va sublinia diferentele, clasificand angajatii corespunzator calificarii lor, cunostiintele  tehnice,  experientei si abilitatilor speciale. Astfel de date trebuie sa fie complete,  detaliate,  tinute intr-o forma care sa faciliteze accesul si  actualizarea regulata.

Pregatirea profesionala se organizeaza de obicei in mediul intern. Aceasta forma se organizeaza in orice perioada a anului, atunci cand apare necesitatea.

Pregatirea in afara unitatii, in mediul extern se organizeaza in localitate fara scoaterea din productie, sau in  alte localitati, cu scoaterea   din productie.

Identificarea nevoilor de perfectionare se face prin  analizarea si stabilirea  daca deficientele ce se doresc a fi  eliminate sunt intr-adevar probleme de  instruire.

Stabilirea prioritatilor de perfectionare se face in asa fel  incat organizatia sa satisfaca urgent  cele mai importante nevoi si sa cheltuiasca resursele financiare in modul cel mai eficient.

Identificarea personalului  care trebuie perfectionat se face pentru  fiecare problema prioritara, pe categorii de  persoane, specialitati si functii, precum  si pe compartimente.

In categoria  personalului care necesita instruire se include din oficiu: personalul nou angajat; cei care isi schimba postul – reciclarea sau recalificarea; ca si cei  care  urmeaza sa  fie promovati in categorii sau functii superioare.

Este indicat sa se proiecteze angajatilor  o imagine pozitiva a functiei de pregatire. Nevoia pentru instruire  in  noile competente si perfectionarea continua a  competentelor existente, ar trebui sa fie acceptate ca o trasatura normala a  activitatii. Se poate da un bun exemplu participand la cursurile de pregatire (ca manager).

Definirea cunostiintelor (ceea ce angajatul trebuie  sa fie capabil sa faca) si atitudinile (cum  va percepe angajatul  activitatea) sunt  necesare pentru obtinerea de performante satisfacatoare.

Un program de perfectionare se defineste prin:

-         scopul si obiectivele pe  care le urmareste;

-         participantii la actiunea de instruire;

-         continutul pe care il vehiculeaza;

-         metode si tehnici de realizare a instruirii;

-         rezultatele  care se obtin ca urmare  instruirii;

-         evaluarea rezultatelor pentru a se vedea daca s-au atins scopurile si obiectivele.

Obiectivele programului sunt faze intermediare pentru realizarea in mod gradat a scopului. Obiectivele se identifica pornind de la analiza nevoilor de perfectionare. Aceasta reiese din diferenta dintre  situatia ceruta si cea existenta.

Participantii  la  program  se  identifica  nominal, in functie  de nevoile personale de perfectionare care urmeaza a fi  satisfacute, tinandu-se seama de:

-         calificarea de baza;

-         nivelul de pregatire  profesionala;

-         perspectivele de promovare.

Alegerea strategiei de instruire  consta in stabilirea metodelor si tehnicilor de instruire. Pentru aceasta se  evalueaza resursele materiale si umane disponibile si in functie  de conditii se stabileste identificarea si organizarea  continutului care  incepe  cu  determinarea  diferentei dintre ceea ce trebuie sa faca participantii „dupa”  absolvirea programului si ceea ce pot sa faca  acestia „inainte” de a fi instruiti .

La selectionarea programului  de perfectionare  se  va  tine  cont de  mai multe criterii ca:

Figura nr. 4.  Model  de  identificare  si  organizarea  continutului

 instruirii

a)      Programul sa fie la nivel actual (mondial)  de dezvoltare a  tehnologiei, dar sa fie si in stransa legatura cu practica.  De asemenea, se  va lua  in considerare  disponibilitatea  conditiilor  de studiu, pregatirea de baza a participantilor, dar si  nevoile si  interesele lor de instruire;

b)     Alegerea metodelor si tehnicilor de instruire care poate fi  individuala, in grup sau in formatii mari (clase, serii);

c)      Specificarea materialelor si tehnicilor de instruire necesare implementarii  programului  de  instruire.

Stabilirea modului de desfasurare  poate fi in functie de  organizare si desfasurare de  doua  feluri:  intensiv si  extensiv.

Motivarea (motivatia) participantilor este foarte importanta in realizarea obiectivelor programului de instruire profesionala. Aceasta depinde de convingerea participantilor ca efortul depus pentru perfectionare este  necesar atat pentru  organizatie cat si  pentru satisfacerea nevoilor si intereselor lor.

Valorificarea  insusirii cunostintelor si  deprinderilor poate fi: curenta, periodica si finala si are ca scop valorificarea insusirii cunostintelor participantilor pe parcursul  instruirii.

Evaluarea  activitatii de perfectionare  este etapa  finala a procesului  de  instruire, prin  care  se  determina daca  s-au realizat scopurile si obiectivele si cuprinde:

1.     Evaluarea cunostiintelor, deprinderilor si aptitudinilor;

2.     Evaluarea comportamentului;

3.     Evaluarea rezultatelor instruirii;

4.     Desfasurarea procesului de evaluare;

5.     Tehnici de culegere a informatiilor (testele) care pot fi de  cunostiinte, aptitudini si de masurare a performantei.

1.8             Planul de pregatire profesionala

Planul de pregatire trebuie sa cuprinda toate cerintele de  pregatire si sa le  raporteze la  stocul  de  resurse  umane  al  unitatii. Personalul instruit poate fi disponibil in alte departamente, astfel incat transferurile interdepartamentale,  pot acoperi costul pregatirii. In elaborarea unui plan de  pregatire apar dificultati in selectarea celor mai potrivite programe pentru indivizi particulari. Trebuie stabilita o ierarhie a pregatirii, prin care fiecare angajat  se muta sistematic de la un curs la altul in cadrul dezvoltarii unitare   personalului. Terminarea cu succes a unui curs, trebuie vazuta ca o treapta importanta de succes si ar trebui sa conduca la noi  oportunitati  in  cariera.

Un plan de formare  cuprinde urmatoarele etape:

-         analiza nevoilor de formare in concordanta cu obiectivele;

-         definirea axelor prioritare;

-         stabilirea unui caiet de notite;

-         organizarea si urmarirea  formarii;

-         alegerea organismului  care o asigura;

-         organizarea logistica;

-         valorificarea informatiilor;

-         evaluarea rezultatelor.

Organismele de formare trebuie sa retina atentia  asupra  continutului detaliat, valorii pedagogice, orarului, costului.