Baze de Date pentru Gestionarea Activitatii unei Societati Comerciale

ARGUMENT

Din   dorința de a lucra mai ușor, oamenii tind sa foloseasca calculatorul in tot mai multe proiecte. M-am gandit la o posibilitate de a ține evidența unei societați comerciala din Romania care are ca obiect principal de activitate producerea si distribuirea de imbracaminte. Societatea dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vand marfuri en-gros, iar principalii clienți sunt alte societați comerciale, din tara si strainatate.

Pentru o buna gestionare a clientilor sai societatea și-a creat propria baza de date, cuprinzand mai multe tabele si interogari pentru eficiența maxima, care poate oferi informații foarte utile.

Personalul insarcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la concluzia ca o buna gestionare a clientilor trebuie sa aiba ca punct de plecare cat mai multe date  despre aceștia, ținand seama ca exista si clienți societați comerciale din afara Romaniei.

Am folosit o baza de date in Microsoft Access. O baza de date este un instrument pentru colectarea și organizarea informațiilor . bazele de date pot stoca informații despre persoane, produse, comenzi sau orice altceva. Multe baze de date incep sub forma de liste intr-un editor de text sau intr-o foaie de calcul. Pe masura ce lista crește incep sa apara redundanțe și inconsistențe in datele prezentate. Datele devin greu de ințeles sub forma de lista, iar posibilitatea de a cauta și a extrage subseturi de date pentru revizuire sunt limitate. Odata ce incep sa apara aceste probleme, este o idee buna sa se transfere aceste date intr-o baza de date creata de un sistem de gestiune al bazelor de date (DBMS), cum ar fi Microsoft Office Access 2007.

PREZENTAREA APLICAȚIEI MICROSOFT ACCESS

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face parte din pachetul de aplicatii Microsoft Office exploatabil sub sistemele de operare Windows (2000, XP, Vista).

Microsoft Access detine toate caracteristicile specifice unui sistem de gestiune a bazelor de date relationale; puternic, flexibil si usor de folosit, el reprezinta totodata si un instrument complex de dezvoltare a aplicatiilor de baze de date.

Microsoft Access include avantajele oferite de sistemul de operare Microsoft Windows, in plus permite si facilitati de tipul drag and drop. De asemenea, Microsoft Access este deplin compatibil cu tehnicile de legare si incapsulare din tehnologia OLE a firmei Microsoft.

Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access se pot sintetiza in urmatoarele:

1. Posibilitatea crearii unei baze de date care sa poata fi utilizata de catre un utilizator sau mai multi utilizatori in mod partajat;

2. Interogarea bazei de date se poate realiza in mod grafic prin interfata QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL (Standard Query Language);

3. Automatizarea unor activitati/actiuni prin programare in limbajul VBA sau prin macrocomenzi;

4. Realizarea importului/exportului de date catre alte aplicatii ale pachetului Microsoft Office sau alte SGBD-uri relationale;

5. Interfata utilizator GUI (Graphical User Interface) este usor de folosit si respecta principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicatiilor pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul sa regaseasca un mediu de lucru familiar la care sa se adapteze cu usurinta;

6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprietati ale obiectelor, eveniment, procedura declansata la aparitia unui eveniment, metode la care obiectele reactioneaza in momentul producerii unui eveniment, programare orientata pe obiecte si evenimente;

7. Asistenta in dezvoltarea de aplicatii si utilizarea bazei de date;

8. Existenta meniului Help si a facilitatilor de ajutor contextual;

9. Inglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii in dezvoltarea de aplicatii;

10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de inregistrari.

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea si gestionarea bazelor de date relationale de capacitate mica/medie. Sub aspectul performantelor in functionare, acestea scad o data cu cresterea volumului bazei de date; astfel, cand numarul inregistrarilor depaseste ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle, Microsoft SQL Server sau Informix.

In ciuda complexitatii sale, este un sistem usor de utilizat chiar si de cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe Wizard, aplicatii auxiliare ce controleaza multe dintre operatiile uzuale ale activitatilor de creare si editare ale tabelelor, interogarilor, formularelor si rapoartelor.

Microsoft Access are o structura de baza de date capabila sa combine intr-un singur fisier de tip .mdb toate obiectele cu care lucreaza: tabelele, interogarile, formularele, rapoartele, comenzile macro si codul Visual Basic.

In ceea ce priveste functiile de baza ale Microsoft Access 2003. acestea sunt prezentate in continuare.

Organizarea datelor include crearea si manevrarea tabelelor ce cu-prind date in format tabelar.

Legarea tabelelor si extragerea datelor leaga mai multe tabele prin intermediul legaturilor dintre date, creand tabele temporare. Capacitatea de a lega tabele prin relatii este una dintre deosebirile esentiale dintre bazele de date relationale si aplicatiile de gestiune a fisierelor.

Introducerea si editarea datelor presupune proiectarea si implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere si de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor in afara de cea sub forma tabelara. Majoritatea utilizatorilor prefera formularele pentru introducerea datelor, mai ales cand sunt implicate date din mai multe tabele.

Prezentarea datelor implica existenta rapoartelor prin intermediul carora se pot centraliza informatiile necesare tiparirii.

Functiile suport aplicabile functiilor de baza din Microsoft Access 2003 sunt descrise in continuare:

Macrocomenzile constituite din secvente de actiuni ce automati-zeaza operatiile repetitive din cadrul unei baze de date;

Modulele sunt functii si proceduri scrise in Visual Basic, pentru executarea unor operatii ce depasesc macroinstructiunile standard; Securitatea este determinata din functiile disponibile ca optiuni ale meniurilor, fiind esentiale intr-un mediu multiuser; ele permit acordarea de drepturi de citire/scriere unui grup de utilizatori;

Tiparirea permite imprimarea a aproape orice este afisat in modul de lucru al Microsoft Access.

Obiectivele proiectului

Scopul este proiectarea unui sistem soft a carui obiectiv este facilitarea obținerii diverselor informații despre clienții, facturi, produse.

Obiectivele proiectului sunt dupa cum urmeaza:

centralizarea informațiilor

posibilitatea operarii datelor

studiul informațiilor conținute

Cerințele fața de aplicație sunt:

Cerințe non-funcționale

Configurația soft minimala a sistemului de calcul pe care se va instala aplicația trebuie sa conțina: sistem de operare Windows, Microsoft Access din pachetul Office.

Cerințe funcționale

Cerințele funcționale au in vedere funcțiile pe care trebuie sa le execute aplicația:

o      administrare contacte clienți

adaugare

modificare

ștergere

vizualizare raport clienți

interogari clienți (detalii despre clienți, comenzi clienți,clienți dupa naționalitate)

o      administrare produse

adaugare

modificare

ștergere

vizualizare raport lista produse

interogari produse (incasari zilnice pe categorii de produse, cel mai ieftin sau cel mai scump articol dintr-o categorie)

o      administrare facturi

adaugare

modificare

Referat: Referat la informatica - retele de calculatoare Eseu: Liste circulare simplu inlantuite

ștergere

vizualizare produse facturate

interogari facturi ( lista facturilor dintr-o anumita zi, incasari facturate zilnice sau lunare, numarul facturilor dintr-o anumita perioada, valoarea facturilor unui anumit client)

Informațiile  dorite se pot obține rapid,datorita organizarii lor pe categorii. Interfața și meniurile aplicație trebuie sa fie simple și clare astfel incat aplicația sa poata fi folosita ușor și de catre utilizatorii neexperimentați.

Proiectarea soluției

Pentru implementarea aplicației s-au folosit urmatoarele elemente puse la dispoziție de catre Access:

tabele

formulare

interogari

rapoarte

STRUCTURA DE DATE – TABELE ȘI RELAȚII

Tabelele sunt folosite pentru stocarea datelor. Sunt legate prin intermediul unor relații ce se definesc intre campurile diferitelor tabele. Trebuie evitata repetabilitatea campurilor.

Tabelele proiectate sunt urmatoarele:

Clienți

Produs

Produse Facturate

Factura

Structura tabelei Clienți:

Exemplu de implementare pentru clienți:

Structura tabelei Facturi

Structura tabelei Produse

Structura tabelei Produse Facturate

Relațiile dintre aceste entitați sunt prezentate in urmatoarea figura:

Justificare acestor relații este urmatoarea :

un client poate avea mai multe comenzi si prin urmare s-au emis mai multe facturi(Clienți->Facturi)

pe o factura avem cel puțin un  produs facturat (Facturi->Produse facturate)

un produs se poate vinde la n clienți deci va fi facturat de n ori (Produse->Produse facturate)

INTERFAȚA APLICAȚIEI

Formularele reprezinta interfața propriu-zisa a utilizatorului cu baza de date, unde se  poate implementa un meniu de navigare. Interfețele implementate conțin butoane pentru execuția diferitelor prelucrari asupra datelor, dar si butoane auxiliare.

Formularele proiectate sunt urmatoarele:

Panou de selectie

Clienti

Produse

Produse facturate

Clienti-interogari

Produse-interogari

Facturi-interogari

Sortare dupa pret

Tabel facturi ordonata crescator dupa cod client

La inițializarea aplicației se va deschide automat urmatoarea interfața:

Acest panou este imparțit in trei secțiuni:

Secțiunea actualizari – ne permite efectuarea operațiilor de adaugare, modificare, ștergere și tiparire a datelor

Secțiunea vizualizari – putem vizualiza rapoartele despre clienți, produse și facturi

Secțiunea interogari – obținem diverse informații,analize și prelucrari ale datelor

Prin apasarea butonului Editare – Contacte Clienti  se deschide urmatoarea interfața:

Prin apasarea Lista de produse se deschide urmatoarea interfata:

Prin apasarea unui butonului de Editare – Produse Facturate se deschide urmatoarea interfața(campurile TVA și TOTAL sunt calculate):

De asemenea se pot lista facturile sortate dupa preț respectiv dupa codul clientului:

Sortare facturi dupa preț

Sortare facturi dupa codul clientului

In secțiunea Interogari se deschide cate un formular pentru fiecare din cele trei entitați (clienți, produse si facturi):

Formular pentru interogare date clienți

Formular pentru interogare date produse

Formular pentru interogarea datelor despre produsele facturate

INTEROGAREA BAZEI DE DATE

Interogarile se utilizeaza pentru a vizualiza, modifica și analiza datele in diverse moduri. Pentru a realiza obiectivele propuse pentru aplicație am utilizat urmatoarele tipuri de interogari : interogari de selecție, interogari de actualizare, interogari cu parametri și interogari de camp calculat.

Pentru a obține diverse informații despre clienți am creat urmatoarele interogari:

Comenzi clienți – se afișeaza toate comenzile unui client. Trebuie sa introducem numele clientului sau primele litere (daca introducem litera A se vor afișa comenzile pentru toți clienți al caror nume incepe cu litera A)

Clienții de azi – se afișeaza lista clienților din ziua curenta

Clienți romani – afișeaza clienții din Romania

Detalii clienț – afișeaza detaliile unui anumit client
(introdus de utilizator in momentul execuției)

Exemplu :interogarea Comenzi clienți in modul Design View

Pentru a obține diverse informații și a prelucra datele despre produsele existente in baza de date am creat urmatoarele interogari:

Cele mai ieftine produse – afișeaza articolele cu prețul cel mai mic din fiecare categorie de produs

Cele mai scumpe produse – afișeaza articolele cu prețul cel mai mare din fiecare categorie de produs

Incasari pentru ziua curenta pe categorie de produs – se afișeaza incasarile zilei curente pentru fiecare categorie de produs. Se adauga campul Total care insumeaza valoarea vanzarilor din ziua curenta(grupare pe campurile CATEGORIE și DATAFACT).

Exemplu : interogarea Incasari pentru ziua curenta pe categorie de produs in modul Design View

Pentru a obține diverse informații și a prelucra datele despre facturile emise am creat urmatoarele interogari:

Facturi emise sortate pe data specificata – lista facturilor pentru o data calendaristica specificata de utilizator

Tabel facturi ordonate crescator dupa cod client– afișeaza lista facturilor cu toate detaliile, sortate crescator dupa cod client

Total vanzari in luna curenta – afișeaza suma incasata in luna curenta. Se adauga campul Total care insumeaza valoarea vanzarilor din luna curenta

Total facturi emise pe zi – afișeaza numarul facturilor emise in fiecare zi

Total vanzari pe o anumita zi – calculeaza totalul vanzarilor dintr-o zi specificata de utilizator

Vanzari per client – se calculeaza valoarea facturata pentru fiecare client

Exemplu :interogarea Vanzari per client in modul Design View

Interogarea Actualizare prețuri modifica prețurile tuturor produselor cu procentul specificat( valori pozitive pentru creșterea prețurilor sau valori negative pentru scadere)

Se va introduce valoarea parametrului de actualizare a prețurilor

Exemplu :interogarea Actualizare prețuri in modul Design View

RAPOARTE

Raportul este un mod eficient de a prezenta informațiile intr-un format doar in citire, precum un document imprimat. Pot fi imprimate și alte obiecte Access precum formulare, foi de date dar rapoartele ofera un control mai mare al afișarii informațiilor și mai multa flexibilitate cand se prezinta informații de sinteza.

Prin apasarea butonului Vizualizare – Clienți din panoul de selectare se deschide urmatorul raport:

Prin apasarea butonului Vizualizare – Produse facturate din panoul de selectare se deschide urmatorul raport:

Prin apasarea butonului Vizualizare – Produse din panoul de selectare se deschide urmatorul raport:

Aplicația a fost testata prin introducerea unor date de proba in baza de date.

BIBLIOGRAFIE

Peterson J. 'Baze de date pentru incepatori', Ed. All, 2003

Popa Gh. si altii 'Baze de date ACCESS', Ed. Cison, 2003

Cicortas, Al. 'Initiere in Access si SQL', Ed. UVVG, 2002

Pavel NASTASE,Florin MIHAI- „Baze de date- Microsoft Access ”,2005